Absensi menjadi salah satu hal yang wajib ada di perusahaan maupun instansi, yang bertujuan untuk mengetahui kedisiplinan karyawan dalam bekerja. Selain itu, absensi juga berguna untuk mengetahui keaktifan karyawan, dan sebagai bahan laporan. Apakah di perusahaan Anda masih melakukan absensi menggunakan fingerprint atau pencatatan secara manual yang dipasang pada masing-masing divisi di perusahaan? Penggunaan fingerprint dalam proses absensi ini bisa dilakukan ketika karyawan hadir dan pulang dari kantor. Namun tahukah Anda, bahwa perkembangan teknologi yang semakin pesat seperti saat ini membuat beberapa perusahaan mulai beralih ke absen online.
Absen online adalah sebuah pencatatan kehadiran karyawan dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara real-time. Sistem cloud ini akan menyimpan data absensi karyawan secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi. Data absensi yang masuk dapat diakses di mana dan kapan saja, selama terhubung dengan jaringan internet. Dengan software berbasis cloud dalam memanajemen data absensi karyawan, maka absensi online dapat melakukan tracking karyawan berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition, serta bisa mencatat jam kerja secara real-time juga memantau aktivitas kehadiran karyawan secara efektif dan efisien.
Kenapa Perlu Beralih ke Absen Online?
Dengan adanya absensi, setiap perusahaan akan mengetahui siapa saja karyawan yang rajin masuk kerja dan datang lebih awal, serta siapa saja yang sering terlambat bekerja. Dengan begitu, maka perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan evaluasi kepada para karyawannya. Selain itu, adanya absensi juga dapat membantu meningkatkan mutu dari perusahaan itu sendiri. Begitu pentingnya peran absensi karyawan bagi perusahaan. Maka dari itu, persoalan absensi tidak boleh dianggap remeh.
Ada banyak alasan kenapa sebaiknya Anda meninggalkan cara konvensional dan mulai mengandalkan absen online. Berikut ini adalah beberapa perbandingan antara absensi online dengan absensi konvensional yang perlu dipahami:
- Penggunaan absensi konvensional mengharuskan karyawan datang ke tempat untuk absen. Sedangkan dengan absensi online, setiap karyawan bisa melakukannya di mana pun mereka berada atau multi lokasi.
- Penggunaan absensi konvensional membuat karyawan lebih sering melakukan kontak fisik dengan alat absen, sedangkan absensi online bisa sebaliknya.
- Absensi konvensional cenderung membuat antrian yang panjang saat jam masuk atau jam pulang kerja. Lain halnya dengan menggunakan absensi online, di mana karyawan tidak perlu berlama-lama mengantri karena proses absensi dapat dilakukan menggunakan ponsel masing-masing.
- Tidak seperti absensi online, peralatan absensi konvensional lebih rawan rusak karena seringnya pemakaian. Tidak hanya itu, penggunaan absensi konvensional juga memerlukan perawatan secara rutin.
Bagaimana Cara Kerja Absen Online?
Bagaimana sistem absensi dalam suatu software atau aplikasi absensi online bekerja? Berikut ini penjelasan selengkapnya.
Pencatatan absensi berbasis cloud
Suatu software atau aplikasi absensi online akan mencatat dan menyimpan kehadiran karyawan di komputer server, di mana posedur penyimpanan ini sering disebut dengan istilah penyimpanan berbasis cloud. Analoginya, data absensi yang dikirim akan disimpan di awan yang dapat diakses di mana pun, kapan pun, dan oleh siapa pun yang memiliki hak untuk mengaksesnya. Hal ini adalah kebalikan dari penyimpanan konvensional yang membutuhkan piranti keras penyimpan seperti hard drive atau flash disk yang hanya dapat diakses jika benda fisiknya ada dihadapan Anda.
Server cloud membutuhkan data perusahaan dan karyawan-karyawan yang terkait pada perusahaan. Tujuannya adalah supaya server dapat memastikan bahwa penggunanya adalah orang-orang yang berhak untuk mengakses informasi tersebut. Maka dari itu, aplikasi absensi online juga akan membutuhkan perusahaan dan karyawan mendaftarkan datanya ke dalam aplikasi. Dengan begitu, aplikasi mampu mengenali bahwa seorang karyawan yang melakukan absensi sudah sesuai dengan perusahaannya.
Anda tidak perlu khawatir dengan keamanan data, karena suatu aplikasi absensi online yang baik akan merahasiakan datanya dengan baik pula. Data sensitif perusahaan dan karyawan hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan saja yaitu pihak perusahaan dan masing-masing karyawan. Perlu dipahami, bahwa keamanan dan privasi pengguna menjadi salah satu prinsip dasar penyimpanan cloud.
Data aplikasi absensi online
Absensi secara konvensional, biasanya hanya menyediakan data berupa nama, waktu, dan tanggal absensi saja yang dibutuhkan untuk melakukan absensi. Terkadang, beberapa absensi yang lebih mutakhir membutuhkan sidik jari atau marka retina untuk memastikan kebenaran identitas seseorang. Lantas, bagaimana dengan sistem aplikasi absensi online? Tentunya dibutuhkan satu data tambahan, yaitu lokasi.
Jika dalam presensi konvensional sudah diketahui secara pasti di mana lokasi seseorang yang mengisi daftar kehadiran, yaitu di kantor. Lain halnya jika proses absensi dilakukan secara online, di aman seseorang dapat mengisinya di mana saja, termasuk di rumah. Maka dari itu, data lokasi menjadi suatu keharusan bagi sistem aplikasi absensi online.
Memangnya bagaimana cara suatu aplikasi mengetahui lokasi atau posisi seseorang ketika mereka mengisi daftar kehadirannya? Jawabannya adalah melalui GPS, baik dalam perangkat smartphone atau perangkat keras lainnya seperti laptop. GPS merupakan sebuah perangkat kecil yang mampu mencatat dan memancarkan lokasi suatu entitas dengan tingkat akurasi yang tinggi. Melalui GPS, Anda dapat mengetahui apakah karyawan absen di tempat yang seharusnya atau tidak.
Proses Verifikasi pada Aplikasi Absen Online
Cara untuk melakukan absen online bisa dilakukan dengan beberapa cara, salah satunya adalah dengan menggunakan face recognition. Tujuanya adalah untuk menentukan dan mengidentifikasikan bahwa karyawan yang melakukan absensi adalah benar karyawan dari perusahaan tersebut. Anda bisa mengenali identitas wajah karyawan dengan teknologi Artificial Intelligence, jika Anda menggunakan layanan dari Verihubs. Verihubs menawarkan Biometric Verification yang terdiri dari Face Recognition dan Liveness Detection untuk keperluan absen online di perusahaan Anda!
Dengan Verihubs Face Recognition, proses verifikasi kemiripan wajah pengguna dapat diselesaikan secara singkat. Hanya dalam hitungan satu detik, teknologi ini bisa mencocokkan data real-time dengan data yang sudah terekam di dalam database. Teknologi AI Verihubs akan membandingkan dua wajah baik dalam bentuk selfie atau dokumen secara akurat, sehingga dapat memastikan bahwa pengguna adalah orang yang sama. Anda tidak perlu khawatir jika pengguna mengambil gambar secara terbalik. Pasalnya, Verihubs bisa mendeteksi dan memutar gambarnya langsung ke posisi yang benar.
Sementara itu, dengan Verihubs Liveness Detection Anda dapat mendeteksi objek di depan kamera secara akurat dan memastikan bahwa objek tersebut merupakan identitas asli yang hidup, bukan representasi dari foto atau topeng. Peran liveness detection ini digunakan dalam pengenalan wajah yang dapat membedakan antara foto langsung (pengguna asli) dengan representasi palsu seperti dari cetakan 2D, cetakan 3D, atau gambar digital. Anda pun bisa mencegah aktivitas log-in secara ilegal dengan mendeteksi objek hidup dan mati melalui dua fitur canggih yaitu deteksi liveness yang aktif dan pasif saat digital onboarding. Pelajari lebih lanjut, klik di sini!
