Absensi kehadiran untuk karyawan adalah komponen penting bagi sebuah bisnis yang tidak boleh disepelekan. Apalagi, kini sudah banyak jenis perangkat absensi yang bisa Anda gunakan untuk mendata kehadiran karyawan di kantor.
Sayangnya, masih ada sebagian orang yang menganggap sepele absensi pegawai ini. Padahal, sebenarnya ada berbagai manfaat yang bisa Anda rasakan sebagai pebisnis, berkat adanya sistem pencatatan kehadiran karyawan ini.
Apa Itu Absensi Kehadiran?
Absensi merupakan bentuk pendataan presensi atau kehadiran seseorang atau karyawan. Di mana hal ini dilakukan sebagai bagian pelaporan dari suatu institusi yang berisi tentang data-data status kehadiran karyawan yang disusun dan diatur dengan rapi.
Dengan begitu, apabila sewaktu-waktu perusahaan membutuhkan data tersebut, maka bisa langsung mencarinya.
Jadi, absensi kehadiran adalah data-data yang berkaitan dengan kehadiran kerja karyawan di kantor setiap harinya. Pencatatan data ini bisa Anda dapatkan dari berbagai metode absensi. Contohnya seperti absensi online lewat Google Forms, fingerprint, atau secara manual.
Nantinya, data yang tercatat akan memuat waktu kedatangan dan kepulangan karyawan di kantor.
Manfaat Absensi Kehadiran bagi Sebuah Bisnis
Banyaknya contoh absensi pegawai yang digunakan perusahaan sekarang ini, tentu tidak terlepas dari manfaatnya, seperti berikut:
1. Menilai Kinerja Karyawan
Salah satu manfaat utama dari adanya sistem absensi adalah untuk menilai kinerja karyawan. Hal ini dilakukan agar karyawan mematuhi aturan perusahaan, terutama aturan jam kerja.
Jadi, nantinya perusahaan bisa melihat kinerja karyawan tersebut dari data kehadirannya. Apakah ia termasuk karyawan yang selalu datang tepat waktu, sering izin atau tidak, dan lain sebagainya.
2. Mengatur Ritme Kerja
Absensi kehadiran juga bermanfaat untuk mengatur ritme kerja karyawan. Seperti yang diketahui, bahwa setiap perusahaan memiliki aturan tentang jam kerja. Nah, aturan ini bersifat mengikat, sehingga akan ada sanksi bagi karyawan yang melanggar.
Oleh karena itulah, perusahaan membutuhkan data kehadiran karyawan. Termasuk data karyawan yang melakukan lembur. Dengan kata lain, adanya aturan jam kerja ini bertujuan untuk mengatur ritme kerja karyawan.
Jadi, diharapkan karyawan bisa menyelesaikan tugas sesuai dengan waktu yang ditentukan. Setelah itu, Anda bisa mengetahui produktivitas dan hasil kerja karyawan.
3. Menyelaraskan Hak dan Kewajiban
Bagi departemen HRD dan Personalia, adanya absensi kehadiran karyawan ini juga bermanfaat untuk menyelaraskan hak dan kewajiban yang berkaitan dengan gaji, tunjangan, reimbursement, dan lainnya.
Pada prinsipnya, perusahaan membutuhkan karyawan, agar operasional bisnis bisa berjalan. Sedangkan karyawan membutuhkan gaji dan tunjangan atas pekerjaan yang sudah mereka lakukan.
Kedua hal inilah yang termasuk ke dalam hak dan kewajiban tersebut. Apalagi hal ini juga sudah ada dalam surat perjanjian kerja yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Cara Memilih Sistem Absensi Kehadiran untuk Perusahaan
Dalam memilih sistem absensi kehadiran pegawai perusahaan, terdapat sejumlah hal yang harus Anda pertimbangkan, yaitu:
1. Sesuaikan dengan Kebutuhan
Jika perusahaan Anda adalah kantor cabang dan harus memiliki sistem yang terintegrasi dengan sistem pusat, maka sebaiknya pilih jenis absensi berbasis online atau yang sistem pencatatannya sudah otomatis.
2. Fleksibilitas
Fleksibilitas menjadi hal yang penting dalam sistem absensi kehadiran. Dengan begitu, perusahaan bisa menyesuaikan situasi terkini sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah terbaru.
Jadi, jika ada perubahan jadwal kerja atau kalender libur nasional, tim HR bisa melakukan perubahan sistem dengan cepat dan mudah.
3. Memiliki Fitur yang Lengkap
Bukan hanya mencatat kehadiran karyawan, absensi kehadiran online juga harus memiliki sejumlah fitur penting lain, seperti deteksi lokasi yang memungkinkan karyawan bekerja di luar kantor, fitur penggajian, serta fitur untuk mengajukan cuti, lembur, dan sebagainya.
4. Mudah Digunakan
Dalam memilih sistem absensi, sudah pasti harus menggunakan sistem yang mudah digunakan oleh semua orang. Dengan begitu, maka semua karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah.
5. Pelaporan Data yang Cepat dan Akurat
Salah satu hal yang tak kalah penting dalam memilih absensi kehadiran karyawan adalah memiliki fitur atau sistem pelaporan data yang terotomatisasi dengan cepat dan akurat. Hal ini menjadi penting, karena dapat meminimalisir risiko perhitungan yang salah dan lainnya.
Jenis-Jenis Absensi Kehadiran
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, kini sudah banyak contoh absensi kehadiran yang digunakan oleh berbagai perusahaan. Mulai dari yang manual hingga sistem otomatis dengan teknologi terkini. Berikut beberapa jenisnya yang perlu Anda ketahui:
1. Absensi Fingerprint
Jenis absensi karyawan ini adalah sistem yang paling umum digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Sistem pencatatan kehadiran menggunakan fingerprint ini memang memiliki cara kerja yang sederhana.
Makanya, tak heran jika banyak perusahaan yang memilih menggunakan sistem ini. Khususnya bagi perusahaan yang memiliki ratusan karyawan.
Jadi, mekanisme sistem absensi ini adalah dengan cara membaca data sidik jari karyawan yang sudah diinput sebelumnya. Artinya, sidik jari tersebut menjadi data yang bisa mengidentifikasi si pemilik sidik jari.
Baca Juga: Mengenal Absensi Online Dengan Teknologi Face Recognition
2. ID Card Kantor
Kartu identitas karyawan atau ID card kantor juga kerap menjadi sistem absensi karyawan di perusahaan-perusahaan besar. Jadi, setiap karyawan akan diminta untuk absen menggunakan ID card mereka.
Secara umum, cara kerjanya sama seperti mesin fingerprint. Namun, bedanya karyawan cukup menempelkan ID card mereka pada mesin yang tersedia. Setelah ditempel, maka data absen karyawan akan tercatat otomatis di mesin.
Sayangnya, jenis absensi karyawan yang satu ini memiliki risiko yang relatif tinggi. Sebab, bisa saja ada karyawan yang menitipkan ID card mereka ke rekan kerja yang lain.
3. Absensi Password
Absensi menggunakan password memang menjadi sistem pencatatan kehadiran yang jarang digunakan di perusahaan. Meski begitu, sebenarnya cara kerja sistem ini sangatlah sederhana.
Hal ini karena setiap karyawan akan memiliki password yang berbeda. Jadi, saat melakukan absen, karyawan cukup memasukkan password masing-masing saat datang ke kantor.
Akan tetapi, sistem ini memiliki kelemahan yang sama dengan jenis absensi ID card, karena karyawan bisa menitipkan password mereka ke rekan kerja. Bukan cuma itu, jika ada karyawan yang lupa password, ia juga harus meminta ulang kepada HRD.
4. Absensi Online
Hingga kini, masih banyak perusahaan yang menggunakan jenis absensi online dengan cara mengisi Google Forms. Meski dapat meminimalisir risiko titip absen, tetapi metode mencatat kehadiran karyawan ini cenderung tidak efektif.
Makanya, sudah banyak perusahaan yang meninggalkan sistem absensi kehadiran online menggunakan Google Forms ini.
Baca Juga: Mengenal 6 Jenis Sistem Absensi Karyawan, Ini Ulasannya!
Verihubs, Solusi Absensi Kehadiran Berteknologi AI Face Recognition
Selain keempat jenis absensi di atas, sekarang sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem absensi kehadiran berbasis teknologi AI dengan memanfaatkan fitur Face Recognition. Sistem ini banyak digunakan pebisnis, karena memiliki keuntungan yang lebih banyak serta risiko kerugian yang paling minim.
Sebab, absensi berteknologi AI Face Recognition ini dapat meminimalisir kontak fisik, prosesnya yang cepat dan akurat, menggunakan Teknologi Biometrik Wajah No 1 di Indonesia, dan tersertifikasi NIST FRVT 1:1 & 1:N. Sehingga, mampu mendeteksi wajah karyawan Anda walaupun sedang memakai aksesoris kepala (hijab atau topi).
Selain itu, produk Verihubs ini juga mampu mendeteksi wajah karyawan Anda dalam kondisi pencahayaan buruk atau blur. Karena, nantinya akan ada peringatan di layar ketika terdeteksi pencahayaan di sekitar pengguna buruk, maka sistem akan meminta pengguna untuk pindah ke ruangan yang memiliki pencahayaan lebih terang.
Terdapat pula Teknologi Liveness Detection yang mampu meminimalisir potensi fraud digital yang sudah tersertifikasi PAD (Presentation Attack Detection) dan telah melalui test oleh NIST.
Dengan adanya sistem tersebut, perusahaan tak perlu khawatir lagi dengan karyawan nakal yang gemar “titip absen” atau risiko kecurangan perihal absensi lainnya.
