Keadaan pandemi yang harus dialami seluruh dunia beberapa tahun yang lalu memaksa adanya adaptasi secara besar-besaran. Salah satu bentuk adaptasi dalam kegiatan perusahaan tersebut adalah sistem absensi online, yang membuat karyawan dapat melakukan pencatatan presensi menggunakan perangkatnya masing-masing.
Setelah masa pandemi berlalu, ternyata tidak sedikit perusahaan yang merasakan keuntungan dan manfaat dari sistem ini. Baik dari sisi perusahaan atau dari sisi karyawan, benefit yang dirasakan membuat keduanya merasa nyaman dan kini menjadi opsi utama.
Apakah Anda juga telah menggunakan model ini dalam perusahaan Anda? Jika belum, mungkin Anda dapat menyimak beberapa keuntungan dan manfaat penggunaan absensi online untuk karyawan berikut ini sehingga Anda paham mengapa sistem ini banyak dipilih dan disukai oleh karyawan.
Baca Juga: Mengenal Metode Verifikasi Identitas Biometrik, Proteksi Maksimal pada Akses User
1. Dari Segi Teknis, Lebih Praktis
Untuk karyawan, penggunaan sistem absensi ini akan memudahkan banyak proses yang berjalan. Awalnya karyawan mungkin harus datang ke fasilitas perusahaan dan menempelkan sidik jari atau kartu identitasnya.
Namun dengan penggunaan sistem ini, karyawan hanya perlu menghubungkan perangkatnya pada sistem absensi yang digunakan oleh perusahaan, dan mengunduh aplikasi yang tertaut dengan sistem yang dimiliki perusahaan.
Jelas secara teknis cara ini jauh lebih praktis dan lebih cepat untuk digunakan. Karyawan juga bisa melakukan presensi masuk dan keluar dari lokasi manapun, sesuai dengan kesepakatan dan aturan yang telah diterapkan perusahaan di bagian awal.
2. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan
Penggunaan sistem absensi online juga dapat mencegah terjadinya kecurangan, karena dapat disematkan teknologi global positioning system atau GPS. Di waktu yang sama, sistem ini juga dapat ditambahkan dengan fitur biometrik, sehingga risiko terjadinya kecurangan dapat ditekan.
Lalu mengapa hal ini menguntungkan karyawan?
Untuk karyawan yang disiplin, hal ini jelas menguntungkan karena oknum karyawan yang kurang disiplin tidak akan bisa mencatatkan presensi tanpa hadir di lokasi yang ditentukan dan tanpa mengirimkan data biometrik yang menjadi syarat.
Karyawan yang disiplin akan mendapatkan hak pencatatan tepat waktu yang seharusnya diperoleh, dan tidak dirugikan oleh perilaku curang dari oknum karyawan tidak bertanggungjawab yang dapat merugikan perusahaan dan rekan karyawan lainnya.
3. Pencatatan dan Rekapitulasi Data yang Praktis
Karena sistem yang digunakan online dan mendasarkan operasionalnya pada database yang dikelola oleh perusahaan atau pihak ketiga yang dipercaya perusahaan, maka rekapitulasi dan pelaporan presensi akan dapat dilihat secara cepat.
Hal ini akan memudahkan karyawan dalam melakukan pemeriksaan catatan presensi yang dimilikinya. Sistem absensi online juga idealnya akan dapat menunjukkan jumlah cuti atau ketidakhadiran yang masih dimiliki karyawan secara real-time, sehingga mudah menjadi bahan pertimbangan.
Kemudahan ini juga akan memberikan karyawan keuntungan karena dapat merencanakan cutinya dengan lebih baik. Dengan mengajukan jadwal cuti pada waktu yang belum dimanfaatkan karyawan lain, maka persetujuan cuti dengan pertimbangan ketersediaan tenaga kerja dapat lebih mudah didapatkan.
4. Pemantauan Absensi Online secara Real Time
Seperti namanya, sistem absensi ini akan selalu terhubung dengan jaringan internet sehingga dapat diakses kapan saja dan di mana saja, selama Anda memiliki jaringan internet aktif. Meski demikian, pembatasan akses bisa dengan mudah dilakukan dengan verifikasi tertentu.
Pengelolaan data presensi oleh bagian personalia atau HRD akan menjadi jauh lebih mudah dan efisien karena staf tidak perlu datang ke perusahaan, melihat database yang ada di perusahaan, baru kemudian melakukan pekerjaannya.
Perhitungan gaji, perhitungan potongan absen, perhitungan pajak, dan insentif serta variabel lain dapat dilakukan dengan mudah dan sesuai ketentuan, sebab data juga tersimpan secara sistematis dan rapi agar dapat memudahkan pengelolaan dan analisisnya.
5. Terakhir, Perhitungan Jam Kerja yang Akurat
Sistem absensi online akan dapat dihubungkan langsung dengan pengaturan jam internasional yang digunakan secara global. Artinya, perhitungan jam kerja yang ada untuk masing-masing karyawan akan berjalan lebih akurat, karena dasar waktu yang digunakan serupa.
Misalnya perhitungan jam kerja harian, pencatatan jam presensi masuk dan presensi keluar, perhitungan dinas luar yang dilakukan, perhitungan lembur, semua akan tercatat dengan akurat tanpa ada kesalahan dari pihak manusia.
Jelas hal ini dapat diperoleh jika karyawan juga disiplin dalam melakukan pencatatan presensi untuk dirinya, dan tidak lupa untuk presensi masuk dan keluar. Dengan demikian, semua perhitungan terkait gaji, potongan, insentif, dan lainnya juga akan turut menjadi lebih akurat.
Baca Juga: 4 Tahapan dalam Proses Verifikasi Biometrik User
Pada dasarnya, penggunaan absensi online memiliki banyak keuntungan, tidak hanya untuk perusahaan namun juga untuk karyawan secara umum. Terlebih ketika sistem ini dikombinasikan dengan verifikasi biometrik, karyawan dapat menjadi lebih disiplin dan fair dalam pencatatan presensi.
Verihubs, Membantu Optimasi Sistem Absensi Online Anda
Salah satu produk Verihubs, Biometric Verification, dapat dipadukan dengan sistem absensi online yang digunakan pada perusahaan Anda. Nantinya, produk Verihubs akan membantu verifikasi identitas menggunakan input data biometrik yang dilakukan oleh karyawan, sehingga memastikan validitas presensi yang dilakukan. Jelas, hal ini akan sangat memudahkan proses presensi dan meningkatkan akurasi data yang diperoleh. Untuk itu, segera gunakan produk terbaik dari Verihubs, dan aplikasikan pada berbagai sistem yang Anda miliki untuk mendukung proses verifikasi user Anda. Hubungi layanan pelanggan kami sekarang dan dapatkan informasi lengkapnya!
