Dalam rangka mendukung perjalanan bisnis, penggunaan fasilitas penginapan seperti hotel merupakan hal yang ideal. Selain menyediakan ruang yang nyaman untuk beristirahat, hotel juga memiliki banyak fasilitas pendukung. Jelas, sebagai pebisnis Anda wajib paham benar cara check in hotel yang tepat, dan berkas apa saja yang perlu ditunjukkan.
Pemahaman pada cara check in hotel ini dapat membantu Anda menjadi pribadi yang lebih profesional sehingga bisa melakukan semua proses dengan cepat. Sebenarnya cara yang harus dilakukan cukup sederhana, dan berkas yang diperlukan juga tidak terlalu banyak.
Cara Check In Hotel secara Umum
Untuk melakukan check in, Anda bisa mendatangi hotel tempat Anda menginap. Datang sesuai dengan jadwal pemesanan yang dilakukan, dengan jumlah tamu yang sudah tertera pada saat Anda memesan ruangan atau kamar di hotel tersebut.
Datangi bagian resepsionis dan sampaikan bahwa Anda ingin melakukan check in. Resepsionis kemudian akan meminta informasi seperti nama pemesan untuk dicek pada database yang dimiliki oleh pihak hotel.
Anda akan dimintai kartu identitas, baik berupa KTP atau paspor, atau identitas lain yang dapat mengkonfirmasi identitas pemesan. Pengecekan akan berlangsung singkat dan setelah data terverifikasi Anda akan diberikan kunci kamar yang Anda pesan.
Setelah itu Anda bisa masuk ke kamar, dan menggunakan fasilitas yang tersedia selama Anda menginap di hotel tersebut. Sangat mudah bukan?
Berkas atau Dokumen yang Harus Disiapkan saat Check In
Untuk berkas yang harus disiapkan terlebih dahulu juga tidak kalah sederhana. Karena hanya berupa KTP atau kartu identitas lainnya, paspor untuk tamu asing, serta bukti sudah melakukan vaksin. Berkas terakhir ini menjadi berkas wajib setelah pemberlakuan era new normal setelah pandemi.
1. KTP
Menjadi berkas wajib yang harus disediakan oleh pemesan atau Anda yang melakukan check in. KTP yang diserahkan merupakan KTP asli yang masih berlaku. Informasi utama yang akan diperiksa adalah nama lengkap, alamat, dan foto jelas dari KTP tersebut.
Data dalam KTP kemudian akan diperiksa pada database pengelola hotel untuk memastikan kebenaran pemesanan yang dilakukan dan sebagai konfirmasi bahwa pemesanan hotel sudah ditindaklanjuti. Jika cocok maka proses check in bisa dilanjutkan.
2. Identitas Lain
Jika seorang tidak memiliki KTP karena suatu alasan yang jelas, maka penggunaan kartu identitas lain bisa menjadi alternatif. misalnya saja penggunaan Kartu Pelajar, Surat Izin Mengemudi, atau KITAS yang masih berlaku saat proses check in dilakukan.
Serupa dengan data yang dibutuhkan dari KTP, data yang dibutuhkan dari identitas lain ini utamanya adalah nama lengkap dan foto jelas dari pemilik identitas tersebut untuk dicocokkan dengan data yang sudah dimiliki pada database pemesanan hotel.
3. Paspor
Untuk paspor sendiri diminta oleh pihak hotel kepada tamu yang berasal dari luar negeri. Dokumen yang dibutuhkan adalah paspor asli yang masih berlaku saat check in dilakukan. Informasi yang dibutuhkan dari paspor ini adalah nama lengkap dari tamu atau pemesan dan nomor paspor serta foto jelas untuk dilakukan verifikasi berikutnya.
Verifikasi Dokumen dan Data yang Cepat dan Akurat
Proses verifikasi data yang diminta oleh pihak hotel ini sendiri dilakukan dengan cepat, akurat, namun tetap kredibel. Hal ini dikarenakan proses tersebut dapat dibantu dengan layanan atau produk verifikasi yang terhubung pada database milik lembaga terkait yang dapat dijamin kerahasiaan dan validitasnya.
Tahapan yang berjalan juga terbilang ringkas. Pertama KTP atau paspor akan dipindai di depan mesin pemindai untuk melakukan ekstraksi data tulisan dan gambar yang ada pada dokumen tersebut. Pemindaian ini bisa dilakukan satu atau dua kali, guna memastikan data yang akan dicek pada database.
Berbekal data hasil ekstraksi ini, sistem kemudian memeriksa database yang telah terintegrasi dengan sistem milik hotel. Prosesnya singkat karena pencocokan data telah dibantu dengan teknologi canggih, sehingga hanya memerlukan waktu beberapa detik saja.
Setelah data yang diekstrak tersebut cocok dengan data yang ada di database, maka sistem akan mengirimkan konfirmasi pada pihak hotel, dalam hal ini resepsionis, bahwa data yang digunakan untuk check in adalah data yang valid.
Proses selesai, tamu bisa menikmati fasilitas hotel yang disediakan.
Jika dilihat pada proses verifikasi ini, terdengar panjang bukan? Nyatanya, proses verifikasi ini berjalan demikian cepat sehingga tamu yang melakukan check in tetap merasa nyaman dan tidak membuang banyak waktunya. Jelas, kecepatan ini idealnya didukung dengan sistem yang solid dan handal, yang memiliki lisensi legal akses database milik pihak pemerintahan.
Verihubs untuk Proses Verifikasi Data yang Cepat
Penerapan cara check in hotel yang cepat dan praktis tersebut bisa didukung dengan produk Verihubs, yang secara langsung terhubung dengan data milik pemerintah sehingga validitasnya terjamin. Selain itu, proses ekstraksi data saat Identity Verification yang dilakukan juga didukung dengan teknologi OCR sehingga waktu yang diperlukan benar-benar efektif. Dapat mendukung kenyamanan tamu tanpa mengesampingkan akurasi data yang diverifikasi, Verihubs akan menjadi partner terbaik untuk layanan perhotelan yang disediakan. Hubungi layanan pelanggan kami sekarang juga, dan dapatkan informasi lengkap mengenai produknya!
