Memahami Data Pelanggan: Cara Pengelolaan dan Upaya Menjaga Kerahasiaannya

Tidak dapat dipungkiri kehadiran industri financial technology atau fintech di dunia berhasil memberikan berbagai kemudahan untuk publik. Pengelolaan dana bisa dilakukan lebih baik dengan mendasarkan semua operasi bisnis pada data pelanggan yang dimiliki.

Bahasan terkait data pelanggan dan cara mengelolanya akan sangat menarik. Namun mari terlebih dahulu sedikit mengulas mengenai pengertian data pelanggan itu sendiri, sebagai dasar pemahaman bersama atas topik yang diulas.

Memahami Apa Itu Data Pelanggan

Data ini dapat dipahami sebagai bentuk informasi penting yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok atau entitas bisnis yang menggunakan produk milik perusahaan Anda. Data ini lengkap, mulai dari nama, jenis kelamin, usia, domisili, email, riwayat kredit, transaksi, akun perbankan, nomor telepon, dan lain sebagainya.

Pada dasarnya, data-data tersebut menyangkut semua aktivitas pelanggan atau user yang berkaitan dengan bisnis Anda. Bisnis atau layanan yang Anda sediakan dapat meminta data ini sebagai syarat untuk melakukan transaksi yang akan dilakukan pelanggan Anda.

Tapi apakah data ini aman?

Semua bisnis fintech yang beroperasi di Indonesia idealnya diawasi ketat oleh Otoritas Jasa Keuangan, sebagai lembaga yang bertanggungjawab atas segmen bisnis ini. Semua data pelanggan yang dimiliki kemudian harus dilindungi demi privasi pelanggan, dan tidak boleh disalahgunakan oleh pemilik bisnis.

Mengoptimalkan Pengelolaan Data yang Dimiliki

Data pelanggan adalah hal yang berharga. Terlebih jika layanan Anda meminta banyak jenis data untuk dimasukkan dalam rangka syarat penggunaan produk yang disediakan. Maka dari itu, pengelolaannya harus benar-benar optimal, sehingga dapat membawa manfaat untuk perusahaan dan pelanggan secara langsung.

Pengelompokan Data

Data yang dimiliki harus dikelompokkan dan diberi label yang. Tujuan utamanya adalah agar dapat diolah dan diproses untuk berbagai tujuan sesuai dengan keperluannya. Pengelompokan ini bisa berdasarkan berbagai variabel yang diperlukan, asalkan benar-benar dapat membantu operasional bisnis yang Anda jalankan.

Tujuan Pengelolaan Data

Penting untuk menentukan tujuan pengelolaan data yang dilakukan. Apakah untuk keperluan aktivitas marketing, kebutuhan pemetaan pelanggan, atau kebutuhan lain. Penentuan tujuan ini dapat mengoptimalkan pengelolaan data yang dimiliki sehingga dapat membantu berbagai aktivitas perusahaan secara langsung.

Penggunaan Aplikasi Automasi

Penggunaan layanan atau aplikasi automasi juga direkomendasikan karena dapat membantu Anda mengelompokkan data, membagi data, dan menganalisa data lebih baik dari waktu ke waktu. Dengan penggunaan aplikasi seperti ini, pengelolaan data bisa ditingkatkan efisiensinya, sehingga perusahaan dapat menghemat banyak waktu dalam urusan ini.

Pemantauan dan Update Data Pelanggan

Terakhir jelas untuk melakukan pemantauan dan update data pelanggan yang sudah Anda miliki. Pemantauan ditujukan agar mengetahui perubahan yang terjadi serta menganalisa kondisi pelanggan dari data yang dimiliki. Pembaruan yang aktual dari waktu ke waktu memungkinkan perusahaan memiliki data terkini dan paling mutakhir sehingga analisa yang dilakukan juga semakin akurat.

Selalu Jaga Kerahasiaan Data Milik Setiap Pelanggan

Perlindungan pada data pribadi milik pelanggan, yang sudah diberikan pada bisnis Anda ini, diatur dalam regulasi baku. Kabar terakhir terkait regulasi ini memang masih bersifat Rancangan Undang-Undang, namun tidak ada salahnya menjadi RUU ini acuan karena idealnya perubahan yang mungkin terjadi tidak terlalu masif.

Perlindungan pada data pribadi milik pelanggan, yang sudah diberikan pada bisnis Anda ini, diatur dalam regulasi baku. Kabar terakhir terkait regulasi ini memang masih bersifat Rancangan Undang-Undang, namun tidak ada salahnya menjadi RUU ini acuan karena idealnya perubahan yang mungkin terjadi tidak terlalu masif.

‘Seorang yang mengungkapkan atau menggunakan data pribadi yang bukan miliknya akan dikenakan pidana penjara tujuh tahun atau denda maksimal Rp70 miliar’, demikian sekilas isi dari RUU Perlindungan Data Pribadi yang direncanakan.

Maka dari itu, perlindungan data pelanggan wajib dilakukan dengan maksimal, agar tidak terjadi kebocoran atau penyalahgunaan data penting yang dipercayakan pada bisnis Anda. Bagaimana caranya?

1. Petakan Semua Risiko Keamanan Data

Salah satu langkah awal untuk melindungi data ini adalah memetakan semua risiko keamanan data yang ada. Mulai dari penyadapan, kebocoran data, pembobolan dari pihak luar, risiko keamanan internal, bahkan risiko keamanan dalam fasilitas penyimpanan yang dimiliki.

Setelah memetakan semua risiko ini, Anda dapat menyusun langkah preventif agar hal-hal tersebut tidak terjadi. Selain itu, susun juga langkah manajemen krisis bilamana terjadi hal yang tidak diinginkan tersebut.

2. Proteksi Data Menyeluruh

Anda wajib memberikan proteksi data menyeluruh dalam beberapa layer, sehingga data yang disimpan di dalam arsip bisa terlindung dari risiko keamanan yang dipetakan dalam poin pertama tadi. Akan cukup memakan biaya dan sumber daya, namun demi trust dari pelanggan Anda, tetap menjadi hal yang sepadan bukan?

Proteksi ini dapat menggunakan layanan pihak ketiga, penguatan sistem keamanan internal, dan akses berlapis untuk data-data sensitif.

3. Verifikasi Bertingkat dengan Database Legal

Penggunaan fitur utama seperti verifikasi dapat menjadi gerbang kuat untuk melindungi data pelanggan. Terlebih ketika verifikasi yang dilakukan menggunakan KTP atau pemindaian wajah dan ekspresi, hal ini dapat meningkatkan keamanan akses hingga ke tingkat yang berbeda.

Layanan terpercaya bisa membantu Anda dalam hal verifikasi ini. Terlebih jika layanan tersebut memiliki akses legal pada database milik pemerintah, sehingga validitas datanya lebih terjamin.

4. Jangan Lupa Melakukan Back Up Data

Meski memiliki sistem penyimpanan yang kuat dan terlindung, Anda tetap wajib memiliki program back up data secara rutin. Hal ini termasuk dalam langkah manajemen krisis dan preventif bilamana terjadi hal yang tidak diinginkan.

Isu mengenai data milik pelanggan serta pengelolaan dan keamanannya memang wajib menjadi perhatian pemilik bisnis keuangan digital di era kekinian. Terlebih untuk proteksi data pelanggan, usaha terbaik harus dilakukan demi privasi pelanggan dan agar aktivitas bisnis tidak melanggar aturan yang berlaku.

Verihubs, hadir untuk menjadi solusi dari kebutuhan verifikasi data pelanggan yang Anda miliki. Terhubung langsung dengan database milik pemerintah, verifikasi yang dilakukan Verihubs berada pada level yang sangat handal. Segera hubungi layanan pelanggan kami untuk mengetahui berbagai fitur dan produknya!