Kemajuan teknologi membuat digitalisasi terjadi di segala lini, tidak terkecuali juga dalam proses pengarsipan. Saat bisnis berjalan cepat, maka penggunaan media seperti kertas terkadang akan membatasi ruang gerak Anda. Itulah mengapa digitalisasi dokumen sangat diperlukan. Sebenarnya, apa yang dimaksud dengan digitalisasi dokumen?
Pada dasarnya, digitalisasi dokumen merupakan suatu proses mengubah dokumen yang berbentuk kertas menjadi sebuah format digital. Proses itu menggunakan berbagai alat dan juga teknik menggunakan serangkaian sistem komputer untuk mengotomatisasi proses atau alur kerja.
Contohnya, mencetak invoice dengan printer membutuhkan waktu karena dokumen itu harus dikirimkan ke klien. Selain itu, Anda juga harus memasukkan ke dalam amplop, membuat label, hingga menempelkan label pada amplop. Padahal, klien hanya perlu invoice-nya saja, dan tidak jarang amplop berlabel itu hanya berakhir di tempat sampah.
Nah, sekarang coba bayangkan sebaliknya! Sistem akuntansi sudah berjalan dan terintegrasi dengan pengarsipan digital, jadi Anda bisa mengirimkan invoice kepada klien melalui email, sementara copy invoice otomatis akan tersimpan di dalam sistem. Saat invoice dibutuhkan untuk pembuatan faktur pajak misalnya, tinggal mencari file saja tanpa harus membuka lemari arsip. Proses yang lebih mudah, cepat, dan praktis, bukan?
Kenapa Anda Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?
Perlu diketahui, bahwa sistem manajemen dokumen berbasis digital dewasa ini telah menjadi andalan berbagai perusahaan yang mengedepankan efisiensi dan efektivitas kerja, ada beberapa alasan mengapa Anda perlu memanfaatkan sistem digitalisasi dan manajemen dokumen di perusahaan:
- Menghemat Waktu: Anda tidak perlu membongkar lemari arsip hanya untuk menemukan satu file. Cukup akses sistem digitalisasi arsip yang terintegrasi dalam sistem jaringan internal perusahaan, lalu ketik nama file, maka tidak sampai hitungan menit Anda sudah mendapatkan yang dicari.
- Keamanan Data Terjamin: Tim IT perusahaan pasti akan memasang perangkat keamanan jaringan secara terstruktur. Nah, Anda bisa mengontrol siapa saja yang berhak memiliki izin mengakses data dan dokumen tersebut.
- Mempermudah Kontrol Kualitas Dokumen: Kontrol perubahan dokumen juga akan menjadi lebih mudah, sekaligus ramah lingkungan karena tidak banyak kertas yang terpakai.
- Kolaborasi Jadi Lebih Efektif: Penyimpanan file dalam sistem juga akan membuat kolaborasi antar pengguna lintas divisi menjadi lebih mudah dan efektif. Anda tidak perlu mengirimkan kertas berisi informasi penting ke rekan kerja lainnya, karena tinggal berbagi file sama dari sistem pengarsipan saja.
- Memudahkan Pemrosesan Dokumen: Anda bisa mengandalkan perangkat pengarsipan digital yang memiliki fitur seperti OCR untuk membaca teks dari sebuah dokumen. Proses capture dan extract data dari file kertas jadi lebih mudah, sekaligus terintegrasi dalam sistem manajemen dokumen.
- Mengandalkan Metadata dalam Proses Pencarian: Sistem manajemen dokumen digital sudah menerapkan pengindeksan dengan metadata, di mana cara ini memudahkan Anda saat mencari file tanpa perlu menelusuri folder satu per satu.
- Terintegrasi dengan Sistem Lain: Perangkat pengarsipan digital juga bisa diintegrasikan dengan sistem lain yang dimiliki perusahaan, seperti CRM, ERP, email, dan web. Dengan begitu, Anda akan jadi lebih leluasa untuk mengirim maupun mendistribusikan file. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan pemulihan arsip dalam waktu yang cukup singkat, mengingat setiap data tercatat secara rapi dan terenkripsi.
Lantas, Bagaimana Digitalisasi Dokumen dengan OCR Bekerja?
OCR akan mengubah teks pada pemindaian atau gambar dokumen menjadi karakter yang dapat dipilih dan dimodifikasi yang kemudian dapat disalin atau ditempel oleh tim dan digunakan kembali untuk tujuan lain.
OCR merupakan alat digitalisasi dokumen yang kuat karena memungkinkan tim untuk menyalin dan menempelkan informasi dari dokumen ke dalam basis data daripada harus mengetik informasi itu lagi.
Meskipun merupakan alat yang hebat, namun OCR hanya mendigitalkan dokumen Anda, bukan tugas terkait dokumen Anda. Ini hanya berfokus pada bagian paling dasar yaitu membuat teks dalam dokumen tersebut siap untuk disalin dan ditempel oleh tim. Di masa lalu, perubahan alur kerja ini adalah pengubah permainan, akan tetapi saat ini data yang tidak terstruktur berkembang pesat dan tugas pemrosesan dokumen terus menjadi semakin kompleks dan padat karya.
Perlu dipahami, bahwa digitalisasi dokumen menggunakan teknologi OCR tidak serta merta menghilangkan entri data manual. Bahkan dengan OCR, tim masih perlu mengimpor, mengkategorikan, mengekstrak, meninjau, hingga memvalidasi data dari dokumen secara manual sebelum akhirnya mengekspornya ke dalam database mereka.
Pada umumnya, tim akan menghabiskan sekitar 6 jam per minggu untuk tugas berulang ini, yang berarti hilangnya waktu dan uang jangka panjang bagi perusahaan. Selain itu, tugas manual yang berulang juga rentan terhadap kesalahan dan bisa memengaruhi kepuasan kerja tenaga kerja dan tingkat retensi staf.
Baca juga: Perkembangan Teknologi & Use Case OCR pada Konteks Kekinian
Cara Kerja Digitalisasi Dokumen Dengan OCR dan Deep Learning
Dengan menggabungkan AI dengan OCR, maka Intelligent Document Processing (IDP) memungkinkan tim untuk mendigitalkan dan mengotomatiskan hampir semua tugas terkait dokumen mereka. IDP secara otomatis akan mengimpor dokumen, mengkategorikan, memberi label pada data yang Anda pilih berulang kali, meninjau keakuratannya, dan mengekspor informasi massal tertentu dalam format XML atau JSON dalam hitungan detik.
Selain itu, penyertaan fungsi human-in-the-loop juga akan memastikan bahwa semua pengguna mempertahankan pengawasan dan kendali penuh atas proses dan ekspor data akhir. Solusi ini memungkinkan tim untuk mendigitalkan proses terkait dokumen mereka dengan cara yang belum pernah ada sebelumnya, dapat mengurangi kebutuhan akan keterlibatan manusia hingga 87,4% tanpa mengorbankan akurasi.
Baca juga: Text Extraction dengan Teknologi OCR, Sudahkah Anda Menggunakannya?
Saatnya Menggunakan Perangkat OCR Handal!
Untuk menunjang kebutuhan bisnis Anda, termasuk untuk urusan digitalisasi dokumen, Anda wajib menggunakan produk OCR yang handal, seperti yang ditawarkan oleh Verihubs. Produk OCR for ID Card dari Verihubs memiliki akurasi tinggi dan efisiensi proses yang baik, sehingga akan mempercepat proses yang berjalan.
Berkat dukungan dari teknologi AI yang berkualitas, seluruh proses ekstraksi data yang Anda perlukan akan berjalan dalam hitungan detik saja. Silakan, segera hubungi layanan pelanggan Verihubs untuk mendapatkan informasi lengkap!
