Siapa yang merasa tak senang jika pertanyaan yang diberikan terkait suatu produk atau penjelasan bisa memperoleh jawaban yang cepat? Istilah fast respon kemudian jadi istilah yang sering digunakan di dunia customer service untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan yang disediakan.
Mungkin sebagian dari Anda berpikir bahwa hal ini mungkin saja dilakukan dengan mudah pada skala bisnis yang kecil. Namun bagaimana jika skala bisnis yang dimiliki besar? Apakah artinya harus menggunakan lebih banyak staf customer service sehingga dapat menyediakan layanan respon cepat ini?
Jawabannya adalah penggunaan chatbot, yang terintegrasi dengan sistem layanan pelanggan yang Anda miliki. Dengan ‘perangkat’ ini, bisnis Anda akan dapat memberikan respon instan pada feedback yang masuk ke layanan pelanggan Anda.
Baca Juga: Memahami Apa Itu OCR dan Bagaimana Cara Kerjanya
Cara-Cara Umum Meningkatkan Kecepatan Respon Customer Service
Untuk mempercepat kecepatan respon dari customer service yang Anda miliki, Anda dapat menggunakan cara-cara berikut. Cara ini umum digunakan, namun akan sangat efektif jika dipraktekkan dengan tepat.
- Pertama, gunakan teknologi AI untuk merespon pertanyaan yang sering ditanyakan atau FAQ. Pertanyaan yang muncul dari pelanggan memiliki banyak kemiripan terkait hal-hal mendasar, yang dapat direspon dengan cepat menggunakan template jawaban yang diperoleh dari knowledge base.
- Kedua, live chat dengan bantuan AI. Merespon pertanyaan yang masuk dari pelanggan, customer service dapat memperoleh opsi jawaban paling tepat yang disediakan AI. Untuk pertanyaan basic, template ini akan sangat berguna. Namun tetap diperlukan pengamatan yang cermat, agar pertanyaan yang harus dijawab langsung tidak salah.
- Ketiga, buat skala prioritas. Dari feedback yang masuk maka dapat diamati dengan cermat bagaimana kategorinya. Jika masuk dalam kategori pelanggan potensial, maka berikan respon dengan cepat, sehingga meningkatkan potensi lead.
4 Manfaat Penggunaan Chatbot
Dalam penggunaan chatbot sendiri sebenarnya banyak keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan atau bisnis Anda. Beberapa diantaranya, secara umum, seperti yang dijelaskan di bawah ini.
Layanan Pelanggan Tidak Bergantung 100% pada Staf
Artinya Anda akan memiliki customer service yang online selama 24 jam, 7 hari seminggu. Layanan ini menjadi jaminan ketersediaan respon bisnis pada feedback yang diberikan oleh user, sehingga user bisa setiap saat memasukkan feedback dan mendapat respon yang cepat dan akurat.
Hal ini mungkin dilakukan karena chatbot sendiri merupakan sistem terintegrasi yang telah diprogram untuk memberikan respon berbasis pertanyaan dari user. Dengan template jawaban pada pertanyaan yang sering ditanyakan, masalah dasar dapat diselesaikan dengan mudah.
Bilamana terjadi feedback yang diluar template yang tersedia, maka staf customer service akan melakukan pengambilalihan pada feedback ini.
Efisiensi Biaya Operasional
Masih terbayang dengan pembagian 3 shift kerja untuk sekian banyak customer service yang harus tersedia setiap saat? Dengan chatbot Anda tak lagi memerlukan staf sebanyak itu untuk tetap memberikan pelayanan terbaik bagi user dan pelanggan Anda.
Efisiensi biaya juga akan terjadi karena proses penyelesaian feedback dapat dipercepat, dan meminimalisir adanya panggilan yang masuk. Banyak hal dapat diselesaikan dengan chat sederhana, terlebih untuk pertanyaan mendasar.
Meningkatkan Potensi Lead Generation
Penggunaan chatbot sendiri tidak hanya membuat customer service Anda menjadi fast respon, namun juga membantu meningkatkan potensi lead generation. Mengapa demikian?
Sebab perangkat ini mampu membantu mengumpulkan data pelanggan, seperti email, nomor telepon, apa yang dibutuhkan, dan apa yang dikeluhkan. Dengan demikian perusahaan Anda akan lebih memahami pemetaan pelanggan, dan apa yang dibutuhkannya.
Yang Jelas, Meningkatkan Customer Experience
Dengan fast respon dari customer service, jelas pengalaman pelanggan Anda akan meningkat kualitasnya. Semakin cepat pertanyaan dijawab dengan jawaban yang memuaskan, maka pelanggan juga praktis akan merasakan kepuasan dari brand.
Informasi yang dibutuhkan dan keluhan yang diajukan dapat direspon dengan tanggapan yang cepat dan tepat, sehingga permasalahan yang dihadapi bisa lekas diselesaikan.
Gunakan Produk Chatbot Terbaik untuk Respon Tercepat
Cukup banyak produk chatbot yang kini hadir dan bisa menjadi opsi untuk Anda gunakan. Pastikan Anda memilih produk chatbot terbaik untuk bisnis Anda, yang tak hanya memudahkan pelanggan dan kerja dari customer service, namun juga dapat disesuaikan dengan ‘kepribadian’ yang dimiliki brand Anda.
Untuk urusan ini, Veriflow adalah solusi terbaiknya.
Baca Juga: Manfaat Teknologi Verifikasi Identitas KTP untuk Bisnis Anda
Veriflow, Chatbot yang Terintegrasi dengan Sistem Verifikasi
Tidak hanya dari sebagai produk chatbot yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, Veriflow juga hadir dengan integrasinya dengan sistem verifikasi. Veriflow menawarkan solusi untuk otomatisasi FAQ, kemudian onboarding pelanggan, komunikasi yang atraktif, hingga integrasi dengan teknologi AI untuk urusan verifikasi. Dengan sistem yang solid, Veriflow siap menjadi partner bisnis Anda kini dan nanti.
Veriflow menjadi produk terbaru dari Verihubs yang telah dikenal luas sebagai salah satu produk verifikasi terbaik di Indonesia. Dengan integrasi yang solid dan akses ke database milik pemerintah, urusan verifikasi dapat dilakukan dengan mudah. fast respon tidak lagi jadi persoalan, bersama Veriflow di bisnis Anda, hubungi layanan pelanggan kami, dan dapatkan produk ini!
