Front Office (FO) adalah salah satu departemen yang ada di hotel. Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengenai pelayanan terhadap tamu. Mulai dari tamu melakukan pemesanan kamar, memberikan informasi pada calon tamu, menerima kedatangan tamu (check-in), menangani telepon, menangani barang bawaan tamu, hingga menangani keberangkatan tamu (check-out). Tugas Front Office tersebut diambil berdasarkan bagian-bagian yang ada di Front Office atau section-section Front Office, yang terdiri dari Reservation, Reception, Information, Telephone Operator, Concierge, dan Front Office Cashier.
Tugas Dan Tanggung Jawab Front Office Hotel
Dalam menjalankan tugasnya, departemen FO dipimpin oleh seorang manajer (Front Office Manager). Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah tugas Front Office hotel yang harus diawasi oleh FOM.
- Check-in dan reservation. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh staf FO, yaitu great the guest atau menyapa tamu. Memberikan sapaan merupakan standar greeting di hotel. Setelah itu, bagian FO akan berinisiatif untuk menawarkan bantuan dan melakukan up selling dengan berinteraksi pada tamu untuk mempromosikan produk-produk dan event yang ada di hotel.
- Register the guest. Hal-hal yang dilakukan adalah meminta bukti identitas tamu untuk validasi data, berupa KTP atau paspor. Bukti identitas ini nantinya akan di fotokopi dan disimpan sebagai jaminan. Registrasi juga dapat dilakukan dengan cukup mengisi registration card yang disertai dengan tanda tangan tamu.
- Assign a room. Artinya, memberikan kamar pada tamu sesuai kesepakatan dengan menyerahkan kunci kamar.
- Room the guest, yaitu mengarahkan tamu untuk menuju kamarnya. FO juga bertugas untuk memberitahu letak ruang kamar dengan jelas dan mempersilahkan tamu dengan segera.
- Information, yaitu memberikan informasi tentang fasilitas hotel, kegiatan yang sedang ada di hotel, ataupun informasi wisata di sekitar hotel. Meskipun sebenarnya tugas Front Office yang satu ini merupakan tugas dari bagian Information, namun terkadang juga menjadi tugas dari bagian Reception.
- Menangani guest complaint juga menjadi salah satu hal yang harus dihadapi oleh FO. Petugas FO harus mengikuti standar prosedur dalam menangani tamu komplain, supaya dapat tercipta solusi terbaik terhadap tamu.
- Tugas lain dari FO adalah membuat laporan mengenai tingkat hunian kamar di hotel (room occupancy), khususnya petugas FO yang shift malam. Tujuannya adalah supaya petugas yang di pagi hari dapat mengatur operational dengan maksimal.
- Bagian dari FO yang juga tidak boleh dilupakan adalah Bellboy. Bellboy adalah bagian dari section Concierge yang akan melayani barang bawaan tamu mulai dari tamu tersebut check-in, check-out, atau pindah kamar.
Registrasi Tamu Hotel dengan Mengandalkan Teknologi
Seperti yang telah disebutkan di atas, bahwa salah satu tugas Front Office hotel adalah register the guest. Yaitu meminta bukti identitas tamu untuk validasi data, berupa KTP atau paspor. Jika biasanya bukti identitas tamu perlu di fotokopi dan disimpan sebagai jaminan, kini saatnya Anda beralih ke sistem yang paling mutakhir. Verifikasi tamu hotel bisa mengandalkan sistem dan teknologi Face Recognition!
Face Recognition System merupakan salah satu teknologi biometrik yang memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan mengenal seseorang dari digital image, serta video frame dari sebuah sumber video. Di dunia perhotelan, Face Recognition System telah menjadi sebuah tools untuk meningkatkan revenue. Kok bisa? Alasannya adalah dengan teknologi Face Recognition System maka hotel bisa memberikan layanan yang dirancang khusus pada setiap tamu. Di sisi lain, tamu bisa menikmati waktu liburan mereka tanpa harus diidentifikasi dengan tegas (formal) oleh keamanan pada kasus-kasus tertentu.
Dengan adanya Face Recognition System, maka hotel dapat menambah database customer atau client, di mana hal ini merupakan aset bagi sebuah hotel. Dengan database yang dimiliki, maka akan memungkinkan hotel untuk melakukan analisis tentang layanan yang digunakan oleh tamu tertentu. Selain itu, hotel juga dapat memasarkan layanan mereka dengan lebih baik. Keamanan pun bisa ditingkatkan dengan teknologi Face Recognition System, seperti yang diketahui bahwa faktor keamanan dan kenyamanan tamu sangat penting untuk menjaga pendapatan hotel tetap stabil.
Face Recognition Verihubs
Para pelaku bisnis perhotelan yang menggunakan teknologi ini tentunya akan mempercepat proses check-in dan check-out mereka, mengurangi waktu yang dihabiskan selama momen transaksi, meningkatkan praktik keamanan, dan secara signifikan meningkatkan pengalaman tamu secara keseluruhan. Fitur Face Recognition yang diciptakan oleh Verihubs bisa mencocokkan data real-time dengan data yang sudah terekam dalam database, hanya dalam hitungan detik.
