Rahasia perusahaan menjadi salah satu entitas yang sangat bernilai dalam sistem kerja sebuah bisnis. Rahasia ini menjadi kunci atas suksesnya sebuah perusahaan, sehingga tidak boleh diketahui oleh pihak lain. Ini mengapa kemudian penerapan konsep KYE atau know your employee menjadi penting dalam proses rekrutmen, untuk mencegah terjadinya kebocoran rahasia perusahaan atau kecurangan dari sisi internal.
Tapi apa itu konsep KYE atau know your employee ini? Apa prinsip yang dipegang dalam penerapan konsep tersebut? Sehubungan dengan konsep serupa, apa perbedaannya dengan KYC atau know your customer?
Semua pertanyaan tersebut akan terjawab dalam artikel ini. Satu per satu, dibahas dalam poin singkat berikut ini.
Memahami Pengertian Know Your Employee atau KYE
Secara mendasar, konsep KYE ini dapat dipahami sebagai upaya perusahaan dalam mengenali calon karyawan yang direkrutnya, dalam rangka melakukan pencegahan pada munculnya fraud atau kebocoran data yang mungkin muncul di kemudian hari.
Dasar penerapannya adalah teori Fraud Triangle yang cukup terkenal, yang disampaikan oleh Donald R. Cressey pada tahun 1953. Teori ini menyebutkan ada tiga hal yang dapat mendorong terjadinya kecurangan, yakni tekanan, kesempatan, dan rasionalisasi.
KYE kemudian menjadi cara untuk mencegah dan menekan terjadinya fraud dari dalam perusahaan, sehingga perusahaan terhindar dari tindakan kecurangan yang mungkin dilakukan calon karyawan. Proses ini utamanya terjadi pada saat rekrutmen, dengan mencoba mengenali calon karyawan dan memetakan risiko apa saja yang mungkin muncul.
Prinsip Penerapan KYE dalam Aktivitas Perusahaan
Know your employee secara praktis akan memberikan perusahaan informasi yang diperlukan dalam menyeleksi karyawan yang akan bergabung dalam perusahaan.
Hal ini bisa didukung dengan penyusunan database dari calon karyawan yang diseleksi, dan membuat profil masing-masing calon karyawan. Nantinya database akan dapat terhubung dengan riwayat seseorang, sehingga memudahkan deteksi atau risiko kecurangan yang dimiliki.
Prinsip know your employee bisa diterapkan secara spesifik, yakni dengan membuat kebijakan rekrutmen yang mengutamakan konsep pre-employment screening. Tahap ini memungkinkan perusahaan mengetahui latar belakang calon pegawai yang sedang diseleksi.
Penerapan prinsip KYE sendiri masuk dalam pilar pencegahan dalam strategi anti-fraud. Tiga pilar lain adalah pilar Deteksi, pilar Investigasi, Pelaporan dan Sanksi, serta pilar Pemantauan, Evaluasi, dan Tindak Lanjut yang akan dibahas pada artikel terkait.
Lalu Apa Perbedaannya dengan Konsep KYC atau Know Your Consumer
Sebenarnya kedua konsep ini memiliki tujuan yang mirip, yakni mengenal pihak yang berhubungan dengan perusahaan, untuk mengetahui aktivitas dan latar belakang pihak tersebut. Perbedaan utamanya terletak pada posisi pihak yang bersinggungan, yakni pihak internal, dan pihak eksternal.
Konsep KYE untuk Pencegahan Internal
Know your employee merupakan salah satu cara yang diterapkan perusahaan untuk memverifikasi latar belakang calon karyawan. Selain itu dapat juga membantu perusahaan dalam melakukan pemeriksaan pada identitas calon karyawan, negative record check, pemeriksaan akun bank, serta pemeriksaan data penghasilan yang diperoleh karyawan.
Ketika terdeteksi satu atau beberapa ketidakwajaran yang terjadi pada calon karyawan yang akan direkrut, perusahaan bisa mendeteksinya, dan mengambil sikap yang diperlukan. Perlindungan data rahasia perusahaan dan pencegahan terjadinya kecurangan dari sisi internal jadi fokus utama penerapan KYE ini.
Konsep KYC untuk Pencegahan Eksternal
Berbeda dengan konsep know your customer. Konsep KYC fokus pada pengenalan calon pelanggan yang Anda miliki, agar dapat mencegah terjadinya tindakan fraud yang dilakukan dengan memanfaatkan sistem Anda.
Perusahaan dapat memiliki database lengkap terkait pelanggan atau user yang dimilikinya, sehingga ketika terdeteksi adanya upaya fraud atau segala jenis aktivitas mencurigakan, perusahaan bisa melakukan investigasi dan penelusuran dengan cepat untuk mencegah terjadinya hal yang merugikan perusahaan.
Upaya penerapan know your employee ini bisa dimaksimalkan saat perusahaan Anda menggunakan produk dari Verihubs. Secara singkat, Verihubs merupakan perusahaan yang dapat membantu menyediakan sistem pendataan, database, dan verifikasi data, sehingga upaya KYE semakin optimal dilakukan.
Verihubs untuk Memperkuat Sistem KYE Perusahaan Anda
Dengan sistem yang disediakan oleh Verihubs, proses penerapan KYE semakin optimal dari segala sisi. Karena secara langsung Verihubs dapat terhubung dengan database milik instansi pemerintahan terkait, maka data yang dijadikan acuan pasti valid dan terus diperbarui. Gunakan Verihubs sekarang juga, dan tingkatkan kualitas KYE perusahaan Anda demi keamanan data perusahaan. Hubungi kami sekarang, dan temukan solusi untuk kebutuhan Anda!
