Apa itu OCR Scan? OCR yang merupakan singkatan dari Optical Character Recognition adalah teknologi untuk mengubah gambar dan teks menjadi data digital yang dapat dibaca oleh mesin menggunakan Machine Learning (ML). Software akan memindai gambar atau foto, mengenali karakter dan simbol dalam dokumen, dan dilatih dalam beberapa bahasa untuk menafsirkan data serta dokumen yang dipindai.
Namun perlu dipahami bahwa proses ekstraksi tidak dapat dilakukan oleh OCR itu sendiri. Pasalnya, proses ekstraksi hanya dapat menghasilkan gambar hitam putih dengan titik-titik warna yang dikenal sebagai gambar raster. Di sinilah, Intelligent Document Processing (IDP) berperan.
Lantas, Bagaimana Cara Kerja IDP?
IDP adalah teknologi untuk mengekstrak teks dan data dari dokumen, di mana teknologi ini dapat digunakan untuk membaca dan mengidentifikasi bidang data target, mengekstraknya, dan kemudian mengkategorikannya.
Intelligent Document Processing secara otomatis akan mengekstrak data dari faktur PDF dan secara otomatis menempatkan data yang diekstrak di Microsoft Excel berdasarkan bidang data yang sesuai. Misalnya, Anda memiliki faktur dalam format PDF yang dapat diekstrak ke dalam bidang data tertentu.
Didukung oleh ML, teknologi ini dapat memahami dan mengidentifikasi bidang data untuk mengekstraknya secara akurat, dan memberikan kemampuan belajar mandiri seperti kategorisasi dan klasifikasi bidang data. Ekstraksi dokumen yang fleksibel juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan dengan opsi ekstraksi data yang fleksibel dan adaptif. Sementara itu, Machine Learning akan memungkinkan robot untuk mengerjakan dokumen bahkan dalam kondisi yang paling sulit.
Nah, kalau sudah tahu apa itu OCR dan IDP, selanjutnya mari ketahui lebih lanjut mengenai OCR Scan. Simak ulasan di bawah ini sampai akhir!
Baca juga: Memahami Apa Itu OCR dan Bagaimana Cara Kerjanya
Apa Keuntungan Jika Menerapkan OCR Scan?
Ada beberapa benefit yang bisa Anda peroleh jika menerapkan OCR Scan pada bisnis Anda, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Peningkatan Produktivitas
Karena OCR Scan memungkinkan pengumpulan data dokumen yang dipindai dengan lebih cepat, lebih aman, dan akurat, maka kemampuan pencarian dokumen lebih efisien dan memungkinkan tanggapan segera atas permintaan dokumen.
2. Meningkatkan Akurasi Dokumen
Sistem pemindaian dokumen tradisional hanya mengandalkan keakuratan orang yang memindai untuk mengidentifikasi dengan benar setiap dokumen yang dipindai. Sedangkan dengan OCR Scan, Anda dapat yakin bahwa data dokumen Anda akan ditemukan meskipun ada kesalahan pengguna.
Sebagai contoh, misalkan pengguna memindai faktur kertas. Faktur # adalah 12345, setelah pemindaian, pengguna salah memasukkan faktur #33345. Nah, dalam sistem pemindaian non-OCR tradisional, dokumen ini hampir tidak mungkin ditemukan. Namun dengan OCR Scan, dokumen ini dapat dengan mudah ditemukan, karena data yang dikumpulkan dari pemindaian OCR disimpan dalam database untuk dapat dicari dengan mudah.
3. Lebih Terjamin Keamanannya
Mengamankan dokumen bisnis perusahaan merupakan satu hal yang paling penting. Ancaman bencana alam seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, dan lain-lain menjadi perhatian yang nyata bagi perusahaan yang masih menggunakan sistem kertas tradisional.
Pencurian dokumen juga menjadi tantangan yang lebih besar karena kerumitan mengamankan dokumen saat berpindah dari satu orang ke orang lain. Tanpa protokol keamanan yang tepat, maka dokumen Anda rentan terhadap kesalahan penanganan atau pencurian.
Lain halnya dengan OCR Scan, file digital Anda akan disimpan terenkripsi dan dicadangkan berkali-kali di wilayah geografis yang berbeda. File digital juga dapat diberi kontrol akses (izin) per pengguna tergantung pada program penyimpanan dokumen Anda.
4. Meningkatkan Layanan Pelanggan
Salah satu keuntungan besar dari pemrosesan data OCR adalah memberikan karyawan Anda kemampuan untuk menemukan dokumen yang dipindai lebih cepat. Manfaat ini secara drastis juga meningkatkan respons layanan pelanggan, karena sebagian besar informasi dokumen yang dipindai dapat diberikan kepada klien secara instan.
Baca juga: 4 Manfaat Penggunaan Teknologi OCR untuk Cek Data KTP
Tips Memilih Software OCR Terbaik
Dalam konteks ini, menilai alat dan perangkat lunak yang Anda pilih sama pentingnya dengan menyelamatkan bisnis Anda dari kegagalan. Sangat penting untuk memilih vendor software yang tepat untuk ekstraksi dokumen Anda, karena ini hal ini akan memengaruhi keseluruhan keberhasilan bisnis Anda. Jadi, pilihlah software Anda dengan bijak!
Jika Anda ingin melakukan verifikasi identitas pengguna dengan sumber data yang terpercaya, maka Verihubs punya solusi terbaik melalui fitur OCR for ID Card. Dengan fitur ini, Anda dapat meningkatkan user experience dan menghemat waktu input data. Verihubs dapat dengan mudah mengekstrak semua data teks dari sebuah dokumen secara otomatis.
Salah satu keunggulan dari fitur OCR for ID Card dari Verihubs adalah kemampuannya dalam mengorganisasi dan menyusun data menjadi terstruktur. Data seperti ini tentunya akan lebih mudah diolah sehingga memudahkan proses onboarding atau verifikasi.
Dengan sistem berbasis teknologi, Verihubs siap menjadi partner terbaik untuk bisnis Anda. Silakan hubungi kontak layanan Verihubs di sini, dan dapatkan penjelasan selengkapnya mengenai produk Verihubs!
