Software yang digunakan untuk mengatur segala aspek yang berhubungan dengan karyawan dalam satu perusahaan atau bisnis biasa disebut dengan Software HRD. Kehadiran software ini berperan untuk menunjang kinerja karyawan sehingga divisi HR dapat menghemat lebih banyak waktu dan tenaga.
Cakupan pada Software HRD ini meliputi database informasi karyawan, sistem pembayaran gaji, fungsi rekrutmen, dan lain sebagainya. Software HRD sendiri saat ini sudah sangat banyak dijumpai dan diminati oleh perusahaan skala kecil hingga besar.
Jika Anda sedang berencana untuk mengaplikasikan Software HRD dalam perusahaan Anda, maka informasi seputar jenis dan fiturnya, hingga cara Software HRD dalam membantu proses verifikasi karyawan di bawah ini akan berguna bagi Anda.
Jenis-Jenis Software HRD
Karena cakupannya yang cukup kompleks dan data yang diolah sangat banyak, Software HRD memiliki berbagai jenis yang berbeda dan didesain sesuai kebutuhan dan tantangan yang dihadapi perusahaan.
1. Human Resource Information System (HRIS)
Human Resource Information System adalah sistem yang dirancang untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur dan kebijakan perusahaan. Dengan sistem ini, maka perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang mendukung kinerja perusahaan. HRIS ini biasanya mencakup fungsi seperti database, perekrutan, pelatihan, pelaporan sumber daya manusia, serta keuntungan manajemen.
2. Human Capital Management (HCM)
Human Capital Management ini mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD dalam mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda.
Sistem HCM ini juga menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan.
3. Human Resource Management System (HRMS)
Human Resource Management System atau sistem manajemen SDM adalah sistem yang lebih komprehensif dibandingkan HRIS dan HCM. HRMS ini menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih rinci. HRMS juga memungkinkan perusahaan dalam mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Lebih dari itu, HRMS juga memiliki fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan juga evaluasi.
Baca juga: 6 Alasan Kenapa Software HR Perlu Diterapkan di Perusahaan
Software HRD dalam Proses Verifikasi Saat Rekrutmen Karyawan
Software HRD memiliki peran penting dalam proses verifikasi karyawan saat rekrutmen. Dengan menggunakan software ini, proses rekrutmen karyawan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Pasalnya, Software HRD sudah terhubung secara otomatis dengan sistem pada website lowongan pekerjaan serta media sosial para calon karyawan. Selain itu, software ini juga mampu menyediakan layanan wawancara secara online antara tim perekrut dengan calon karyawan.
Saat hendak membuka lowongan pekerjaan, maka tim HRD akan terlebih dulu mengidentifikasi posisi yang dibutuhkan. Supaya mendapatkan tenaga kerja yang tepat, dibutuhkan kualifikasi dan persyaratan yang tepat pula. Nah, Software HRD dapat merekam data semua pelamar dan karyawan. Jika ada seorang karyawan yang resign, maka HRD dapat menjadikan data karyawan yang resign itu sebagai referensi untuk menentukan kualifikasi penggantinya. Dengan tersimpannya data kandidat di dalam software, maka kandidat yang tidak sesuai dengan kualifikasi akan otomatis gugur.
Lebih dari itu, Software HRD juga dapat menyimpan data pelamar untuk kepentingan di kemudian hari. Dari sekian banyak kandidat, tentunya tidak semua pelamar bisa diterima oleh perusahaan. Tapi, ada baiknya untuk menyimpan semua data pelamar tersebut dengan aman. Jika suatu hari perusahaan harus melakukan rekrutmen untuk posisi yang berbeda, maka HRD dapat meninjau data pelamar dan mengontak kandidat dengan kualifikasi yang sesuai.
Software HRD dapat digunakan untuk merekam jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, waktu dimulainya proses rekrutmen, dan timeline rekrutmen, di mana proses rekrutmen ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kesanggupan perusahaan. Ada beberapa perusahaan yang perlu mewawancarai kandidat 3 kali secara on-site, dan ada pula yang hanya perlu melakukan 1 kali wawancara secara online. Nah, software ini dapat digunakan untuk membuat jadwal rekrutmen dan penanggung jawab seleksi, sehingga memastikan tidak terjadi duplikasi saat proses rekrutmen berlangsung.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software HR Indonesia, Apa Manfaatnya?
Keberadaan Software HRD menjadi hal yang sangat membantu pebisnis dalam mengelola sumber daya manusia yang dimilikinya. Anda pun bisa memaksimalkan software ini untuk proses verifikasi saat rekrutmen karyawan. Pilih software yang dilengkapi dengan fitur background check, sehingga Anda bisa mendapatkan kandidat yang tepat.
