Guna memonitor kehadiran karyawan yang bertugas di kantor, perusahaan memerlukan sebuah sistem absensi yang handal. Data absensi karyawan ini tidak hanya dalam rangka melihat kedisiplinan karyawan yang hadir saja, namun juga dapat membantu pertimbangan banyak keputusan strategis terkait perusahaan dan karyawan.
Namun apa sebenarnya yang dimaksud dengan absensi karyawan itu sendiri? Apa saja jenis absensi yang ada dan digunakan pada model industri saat ini?
Untuk perusahaan yang sudah beraktivitas cukup lama dalam dunia industri, absensi tentu bukan hal yang baru. Namun peningkatan efisiensinya wajib terus dilakukan agar data yang diperoleh semakin akurat. Dasar data yang akurat dapat membantu perusahaan mengambil kebijakan yang baik.
Mari simak jawaban dari kedua pertanyaan yang sebelumnya muncul tersebut.
Memahami Apa Itu Absensi Karyawan
Absensi karyawan dapat dipahami sebagai sebuah data yang menunjukkan kehadiran masing-masing karyawan setiap hari di sebuah perusahaan. Tidak hanya waktu karyawan masuk ke kantor, namun juga saat karyawan pulang dan menutup hari kerjanya.
Data ini diperlukan untuk memonitor jam kerja karyawan, kehadiran karyawan, pendataan jam lembur, dan bahkan pada sistem yang sudah terintegrasi dengan GPS juga dapat memonitor posisi karyawan yang ditugaskan di luar kantor.
Pendataan ini awalnya dilakukan secara analog, dengan cara menulis atau menggunakan mesin cap kertas yang tersedia di perusahaan. Namun ini sistemnya telah berkembang berkat teknologi informasi dan komunikasi, sehingga bisa diterapkan secara digital dan lebih memudahkan perusahaan serta karyawan.
Jenis-Jenis SIstem Absensi yang Digunakan Saat Ini
Jenis-jenis absensi karyawan sendiri dapat dibedakan dengan jelas, berdasarkan penggunaan media atau teknologi yang dipilih perusahaan. Jangan salah, hingga saat ini masih ada saja perusahaan yang menggunakan sistem absensi analog. Maka jenis tersebut masih akan masuk dalam daftar berikut ini.
1. Absensi Model Analog
Absensi analog dapat dipahami sebagai model absensi manual yang masih menggunakan bentuk peralatan fisik. Absensi ini diterapkan beragam mulai dari dengan alat tulis secara langsung, hingga menggunakan mesin yang dapat mencetak jam saat kartu dimasukkan ke dalam slot yang tersedia.
Cara ini, pada era sekarang, dianggap sudah tidak relevan sebab membutuhkan banyak peralatan, pembelian kertas dan alat tulis yang berulang, serta kondisi mesin yang perlu perawatan rutin.
2. Memasukkan PIN Karyawan
Model kedua adalah sistem absensi dengan memasukkan PIN karyawan sebagai identitas utamanya. Setiap karyawan memiliki PIN yang digunakan dalam rangka absen masuk dan pulang, yang bersifat unik dan berbeda satu dengan yang lain.
PIN ini, di dalam sistem absensi, akan menjadi identitas karyawan sehingga data yang masuk menjadi lebih akurat. Meski demikian kelemahan dari penggunaan sistem ini adalah bahwa PIN yang dimasukkan bisa saja dimasukkan oleh karyawan lain, untuk mengakali sistem yang digunakan.
3. Penggunaan Fingerprint
Model ini cukup populer dan digunakan oleh banyak perusahaan. Pada dasarnya, penggunaan fingerprint dalam sistem absensi mengharuskan karyawan meletakkan jarinya di perangkat pemindai untuk dipindai secara langsung. Jika sidik jari yang dipindai sama dengan apa yang ada di database, maka karyawan dapat menyelesaikan proses absensinya.
Namun demikian sistem ini mengalami perubahan yang cukup masif semasa pandemi karena dianggap kurang higienis. Beberapa model muncul sebagai alternatif dan mengedepankan sisi touchless pada absensi karyawan.
4. Magnetic Card
Beberapa dekade yang lalu penggunaan magnetic card dalam absensi karyawan masih umum ditemui. Metodenya mirip dengan penggunaan kartu kredit atau debit saat berbelanja. Namun sistem akan mengenali kartu dari masing-masing karyawan yang sudah didaftarkan, sehingga ketika digesek data akan masuk ke dalam sistem pendataan.
Meski prosesnya terbilang cepat namun cara ini memiliki beberapa syarat. Satu diantaranya adalah bahwa karyawan hanya bisa melakukan absensi dengan kartu. Ketika lupa membawa kartu, maka absensi akan sulit dilakukan.
5. Penggunaan Website dan Absensi Mobile
Penerapan kedua metode ini semakin diminati di era pandemi sebab perangkat yang digunakan secara praktis tidak akan sama antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Pada dasarnya, karyawan melakukan input username dan password pada website yang disediakan perusahaan, untuk melakukan absensi.
Untuk jenis mobile, perusahaan akan menyediakan aplikasi khusus untuk karyawan yang terintegrasi dengan database perusahan. Absensi ini juga bisa diberikan fitur GPS, sehingga pelacakan posisi karyawan dapat dilakukan dengan akurat.
6. Absensi Karyawan dengan Teknologi Biometrik
Penerapan teknologi biometrik dalam sistem absensi sebenarnya sudah cukup banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. Selain lebih higienis karena absensi dilakukan tanpa sentuhan sama sekali, proses ini juga hanya memakan waktu beberapa detik saja.
Integrasi data yang dimasukkan dengan data biometrik yang terdapat di database dilakukan dengan cepat, akurat, dan aman, sehingga prosesnya akan memudahkan karyawan. Karyawan hanya perlu berdiri di depan kamera pemindai untuk memasukkan data biometriknya, dan sistem akan bekerja secara otomatis.
Kelebihan sistem ini jelas lebih akurat dan cepat jika dibandingkan sistem lain. Hanya saja diperlukan investasi awal yang solid, agar sistem yang digunakan benar-benar handal.
Absensi karyawan pada akhirnya akan menjadi cara perusahaan untuk terus mengumpulkan data terkait kehadiran karyawan di perusahaan. Semakin canggih sistem yang digunakan, maka semakin akurat pula data yang didapatkan. Maka dari itu, penggunaan produk dan fitur absensi terkini idealnya menjadi opsi yang diambil perusahaan.
Verihubs dengan Biometric Verification-nya
Verihubs hadir dengan produk Biometric Verification untuk membantu Anda dalam urusan ini. Pemindaian yang dilakukan bisa berjalan cepat dan akurat berkat penggunaan teknologi AI yang canggih. Database yang digunakan perusahaan untuk urusan absensi karyawan juga dapat dihubungkan dengan sumber yang kredibel, sehingga semakin solid. Dengan begini urusan pendataan absensi dari karyawan yang dimiliki dapat berjalan optimal, sehingga data yang didapatkan juga semakin baik. Hubungi layanan pelanggan kami sekarang juga untuk mengetahui detail produk dan skenario penggunaannya!
