Absensi online adalah hal yang sangat umum dalam dunia kerja atau kehidupan bisnis. Beberapa tahun belakangan, perkembangan teknologi telah membuat bidang ini turut mengalami banyak kemajuan, contohnya kemunculan proses presensi secara online yang menggantikan proses manual.
Namun, apa sebenarnya makna dari absensi itu sendiri? Apa tujuannya serta seperti apa perbedaan antara online dan manual? Anda tak perlu kuatir! Artikel ini akan mengulasnya secara lengkap hingga ke perkembangan teknologi terbaru, yaitu presensi online yang memanfaatkan teknologi face recognition.
Apa Itu Absensi?
Istilah ini memang kerap disalahpahami oleh masyarakat. Sebab, ada beberapa istilah mirip yang nampak seperti sinonim. Padahal, kenyataannya, setiap kata memiliki makna yang berbeda. Kata-kata ini adalah absensi, absen, dan presensi.
Presensi adalah kehadiran. Maka, istilah ini merujuk pada hitungan atau pencatatan tentang siapa saja yang menghadiri suatu kegiatan. Misalnya, presensi kehadiran kehadiran pegawai dalam satu siklus gaji.
Sedangkan absensi berasal dari kata absen. Makna kata absen adalah alpha atau ketidakhadiran. Jadi, absensi adalah hal mengenai ketidakhadiran atau data tentang ketidakhadiran.
Walau begitu, masyarakat secara umum menyeratakan makna kata-kata identik tersebut. Jadi, Anda tidak perlu terlalu memusingkannya!
Tujuan Absensi
Sebelum sampai ke pembahasan tentang aplikasi absensi online, mari pahami dulu tujuan dari pencatatan kehadiran maupun ketidakhadiran ini!
1. Kaitan dengan Kedisiplinan
Dalam setting dunia kerja, kehadiran berkaitan sangat erat dengan kedisiplinan seorang karyawan. Hal ini tidak hanya soal karyawan Anda datang atau tidak. Tapi, juga tentang apakah ia telat atau pulang tepat waktu?
Kedisiplinan ini biasanya juga menjadi salah satu aspek dalam penilaian kinerja karyawan dan biasanya memiliki bobot yang cukup tinggi. Sebab, kedisiplinan menjadi wujud komitmen seorang karyawan kepada pekerjaan dan perusahaan.
2. Keadilan dalam Penilaian
Tujuan berikutnya, yaitu mencapai keadilan dalam penilaian. Sebenarnya, hal ini memang akan lebih mudah bila Anda capai melalui sistem online.
Ketika kehadiran dan ketidakhadiran tercatat dengan rapi, maka ini dapat menjadi alat penilaian yang adil bagi performa kedisiplinan. Artinya, penilaian dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan data presensi tersebut. Jadi, bisa menjamin keadilan bagi semua karyawan.
3. Perhitungan Hak Cuti
Tujuan lain dari pencatatan absensi adalah untuk perhitungan hak cuti karyawan. Menurut peraturan perundang-undangan, setiap karyawan memiliki 12 hari hak cuti dalam setahun atau 1 hari per bulan.
Maka dari itu, pencatatan ketidakhadiran akan menjadi landasan perhitungan hak cuti karyawan tersebut. Jadi, sebaiknya, Anda jangan anggap remeh perihal pencatatan ini! Karena bisa mengurangi hak karyawan untuk beristirahat dan mengembalikan produktivitasnya.
Baca Juga: Apa Itu Artificial Intelligencen (AI) & Contohnya Pada Bisnis
Perbandingan Absensi Online dan Manual
Perbandingan antara kedua sistem ini tak hanya soal cara absen online dan manual. Sebab, Anda perlu memahami hal yang lebih mendalam sebelum memilih untuk menerapkannya. Berikut beberapa hal penting terkait kedua hal ini yang wajib Anda pahami:
1. Validitas Data
Pertama adalah bahwa sistem online memiliki tingkat validitas data yang lebih tinggi daripada manual. Tak dapat dipungkiri, sebab sistem online dapat benar-benar memastikan kehadiran yang bersangkutan.
Misalnya, dengan teknologi fingerprint dan face recognition. Sehingga, data yang terekam memiliki nilai kesalahan yang minimal dan tidak mudah bagi seseorang untuk melakukan manipulasi data. Karena data dari mesin presensi akan langsung terhubung dengan sistem pada bagian HRD tanpa campur tangan manusia.
Keunggulan utama dari sistem online ini lah yang menjadi latar belakang banyak perusahaan yang beralih dari sistem manual ke sistem ini. Sebab, sistem manual memiliki celah besar kecurangan. Misalnya, memanipulasi tanda tangan sebagai tanda kehadiran.
2. Kemudahan dalam Perekapan
Selanjutnya, penerapan aplikasi absensi online juga memberikan kemudahan dalam proses perekapan. Sebab, seperti pada penjelasan sebelumnya, bahwa mesin presensi online akan langsung terhubung dengan sistem HRD.
Dengan demikian, staf HRD akan dengan mudah melakukan penarikan data untuk perekapan. Tetapi, berbeda bila Anda masih menggunakan sistem manual, sehingga proses perekapan data juga perlu staf lakukan secara manual.
Selain membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih, hal ini juga lebih rentan terjadi kesalahan. Sebab, ada celah untuk terjadinya human error.
3. Efisiensi Berkas dan Ruang
Perbandingan berikutnya, yakni terkait berkas dan ruang. Pada perhitungan kehadiran dengan sistem manual, biasanya akan ada sangat banyak berkas yang menjadi bukti konkrit. Seiring berjalannya waktu, berkas ini akan semakin menumpuk, sehingga Anda membutuhkan ruang penyimpanan tersendiri.
Tentunya, berbeda dengan absensi online pegawai, dimana data tersimpan secara digital yang tidak selalu membutuhkan data yang tercetak pada kertas. Maka tak heran, bila sistem ini lebih efisien dalam hal berkas dan ruang. Apabila memperhitungkan nilai ekonomi, faktanya sistem online terbilang lebih ekonomis.
4. Efisiensi Waktu dan Tenaga
Perbandingan berikutnya berkaitan dengan waktu dan tenaga. Karena semakin besar ukuran organisasi atau perusahaan Anda, maka waktu dan tenaga untuk pemrosesan data kehadiran akan lebih banyak membutuhkan waktu dan tenaga.
Inilah yang menjadi penyebabnya, mengapa siklus presensi biasanya sedikit lebih lama daripada tanggal gajian. Misalnya, sebuah perusahaan menetapkan siklus prensi mulai tanggal 18 hingga tanggal 17 bulan berikutnya. Kemudian, penggajian adalah pada tanggal 25.
Jeda waktu dari tanggal 17 hingga tanggal 25 adalah waktu pemrosesan data kehadiran yang pastinya sangat berpengaruh pada besaran gaji. Apabila hal ini dilakukan secara manual, maka akan menguras waktu dan tenaga.
Lain halnya apabila pemrosesan perusahaan lakukan secara online. Anda cukup duduk manis sambil mengecek sistem, karena semuanya sudah serba terotomatisasi.
Baca Juga: 5 Keuntungan Absensi Online Untuk Karyawan
Cara Absensi Online Pegawai
Lantas, bagaimana cara absen online tersebut? Proses ini akan melibatkan data otentik dari diri seseorang. Dengan demikian, Anda tidak perlu khawatir akan ada fraud terjadi dengan menggantikan data tersebut.
Sistem ini juga telah mengalami beberapa tahap perkembangan. Mulai dari fingerprint atau sistem presensi online dengan perekaman sidik jari hingga yang paling modern saat ini adalah pengenalan wajah atau face recognition.
Karena setiap orang pastinya memiliki bentuk kontur wajah yang berbeda dengan detail yang berbeda pula. Hal inilah yang jadi landasan bahwa cara pengenalan yang satu ini memiliki celah kesalahan yang amat kecil. Dengan demikian, cara ini terbilang sebagai program dengan tingkat keamanan yang tinggi.
Tertarik Menggunakan Absensi Face Recognition?
Jadi, absensi online merupakan teknologi yang bisa membantu Anda untuk mencatat kehadiran karyawan secara daring dan salah satunya yaitu Face Recognition dari Verihubs.
Mengapa harus pilih produk absensi identifikasi wajah dari Verihubs? Karena Verihubs adalah penyedia verifikasi wajah nomor 1 di Indonesia berdasarkan NIST (National Institute of Standards and Technology).
Produk kami menggunakan teknologi biometrik paling mutakhir, yang mampu mendeteksi wajah pengguna walaupun menggunakan aksesoris wajah. Tentu hal ini akan memudahkan Anda mendeteksi keaslian wajah karyawan Anda secara akurat.
Selain itu, produk kami juga memadukannya dengan teknologi Liveness Detection, yang mampu mendeteksi bahwa karyawan Anda yang sedang absen adalah orang yang bersangkutan, bukan rekayasa AI.
Sehingga, Anda dapat meminimalisir kerugian akibat penipuan absensi dan bisa lebih yakin untuk memasang sistem ini di aplikasi maupun pada laman situs web bisnis Anda.
