Secara garis besar, kehadiran teknologi telah membantu banyak orang untuk melakukan berbagai hal, tidak terkecuali dalam pengelolaan absensi kehadiran karyawan. Saat ini memang sudah semakin banyak perusahaan yang mengandalkan aplikasi absensi online karyawan, terlebih sejak munculnya wabah Covid-19 yang memaksa banyak perusahaan untuk menerapkan sistem kerja WFH (Work From Home).
Aplikasi absensi ini memungkinkan karyawan untuk bisa memberikan absensi secara online sehingga mereka tidak perlu datang ke kantor.
Aplikasi absensi online adalah sistem berbasis website atau mobile untuk mencatat jam kehadiran karyawan. Biasanya aplikasi ini juga terintegrasi dengan sistem cuti sehingga akan memudahkan tim HRD dalam mengelola kehadiran karyawannya.
Untuk menggunakan aplikasi absensi online, setiap karyawan sebagai pengguna dapat mengaksesnya menggunakan perangkat komputer maupun smartphone yang terhubung dengan koneksi internet. Selain itu, perlu diketahui bahwa aplikasi absensi ini pada umumnya menggunakan sistem cloud dan terhubung dengan database secara real-time. Dengan demikian, di manapun karyawan melakukan absensi, maka data akan diterima oleh tim HRD secara tepat dan akurat.
Jadi, sudah terbayang kan mengapa aplikasi absensi online ini sangat cocok bagi para pekerja remote atau bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja WFH (Work From Home)? Melalui aplikasi ini, pemantauan jam kehadiran karyawan akan tetap dapat dijalankan dengan baik meskipun dari jarak jauh sekalipun.
Pentingnya Sistem Absensi Online
Sebetulnya ada beberapa kekhawatiran yang mendasari pengembangan sistem absensi yang satu ini. Belakangan, banyak perusahaan yang bergantung pada kegiatan dan proyek di lapangan yang mengakibatkan tidak ada karyawan yang datang ke kantor.
Sebagian besar kertas absensi hanya ada di kantor pusat, dan membawa semuanya ke proyek-proyek lapangan tentu akan merepotkan. Belum lagi, karyawan yang sudah mengerjakan proyek-proyek lapangan rentan terhadap situasi tidak masuk atau meninggalkan pekerjaan tanpa izin, hanya karena mereka tidak mengisi kertas absen mereka di kantor.
Sistem absensi konvensional dinilai tidak menguntungkan seperti sebelumnya, karena banyak kekurangan. Hingga hal ini juga mengakibatkan beberapa keluhan dari karyawan yang tidak memiliki cukup waktu untuk mengisi daftar data kehadiran mereka di kantor karena proyek lapangan.
Situasi tersebut juga diperparah dengan adanya pandemi COVID-19 di awal tahun 2022 yang membuat perusahaan perlu mempekerjakan karyawannya dari rumah. Hingga akibatnya, karyawan tidak dapat lagi melakukan absensi secara langsung seperti biasa.
Karena perkembangan khusus inilah, lantas berbagai upaya telah diambil untuk meminimalkan kemungkinan keluhan dari karyawan. Selain mengurangi keluhan dari karyawan, absen online juga dapat memberikan manfaat lain dalam hal efisiensi kerja.
Dengan menggunakan sistem absen online, maka perusahaan dapat mengelola data absensi secara real-time dibandingkan dengan cara konvensional. Setelah mendeteksi setiap proses login absen, tentunya manajemen perusahaan dapat mengetahui kehadiran dan ketidakhadiran karyawan tanpa harus menunggu dokumen yang panjang. Dengan begitu, manajemen secara signifikan dapat mengurangi tindakan penipuan dalam proses absensi karyawan. Manajemen juga dapat mendeteksi karyawan yang melakukan pelanggaran disiplin selama proses absensi dan dengan demikian mendapat manfaat besar dari fitur ini.
Apa Saja Keuntungan dari Penggunaan Aplikasi Absensi Online?
Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang dapat diperoleh jika menggunakan sistem absensi online, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Meminimalisir kesalahan dalam perhitungan jam kerja.
- Mencegah kesalahpahaman di tempat kerja. Misalnya, karyawan di lapangan tidak sempat mengisi daftar hadir hingga dianggap tidak masuk kerja oleh atasan.
- Memiliki sistem aplikasi absensi online, artinya perusahaan juga dapat menghemat uang secara signifikan.
- Proses rekapitulasi data yang dilakukan oleh tim HR akan menjadi lebih mudah, di mana data karyawan akan tercatat secara otomatis sehingga memudahkan integrasi data jika diperlukan.
- Penggunaan aplikasi absensi online juga dapat meningkatkan kepatuhan dan kualitas kerja karyawan.
Data absensi yang tidak akurat, tentunya akan menyebabkan karyawan tidak cukup termotivasi karena tidak ada mekanisme yang jelas tentang sistem imbalan pekerjaan mereka. Belum lagi, data yang tidak akurat juga rawan pelanggaran etika kerja, misalnya absen tanpa izin dan lain-lain. Maka untuk mencegah kekurangan ini, sistem aplikasi daftar kehadiran online dapat memastikan karyawan akan menerima pembayaran yang lebih adil berdasarkan kinerja mereka saat bekerja.
Baca juga: Mengenal 6 Jenis Sistem Absensi Karyawan, Ini Ulasannya!
Pilih Aplikasi Absensi Online yang Paling Unggul!
Meskipun penggunaan aplikasi absensi online lebih ramah biaya dan menguntungkan jika dibandingkan dengan metode absensi konvensional, namun perusahaan juga perlu mengambil langkah-langkah untuk membuat sistem ini efektif.
Server aplikasi absensi online harus dipelihara setiap hari demi mencegah kesalahan perhitungan dan kesalahan saat memasukkan data absensi karyawan. Setiap kali kesalahan terjadi di server, maka akan ada kemungkinan ketidakmampuan dalam menilai dengan benar absensi dan data kinerja karyawan, hingga dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan. Jika perusahaan lupa tugas mereka untuk mempertahankan sistem absensi ini, maka tentu saja keuntungan yang diharapkan dari sistem akan berkurang secara signifikan. Maka dari itu, pastikan perusahaan Anda memilih sistem yang paling unggul.
Baca juga: 6 Keunggulan Sistem Presensi Online
Sistem absensi online karyawan memang akan menjadi cara perusahaan untuk terus mengumpulkan data terkait kehadiran karyawan secara real. Semakin canggih sistem yang digunakan, tentunya akan semakin akurat pula data yang didapatkan. Itulah mengapa, penggunaan produk dan fitur absensi online idealnya menjadi pilihan yang diambil oleh perusahaan.
Verihubs hadir untuk membantu Anda dalam urusan ini. Berbagai fitur unggulan ditawarkan untuk memudahkan Anda dalam proses verifikasi, termasuk pada sistem absensi. Segera hubungi layanan pelanggan Verihubs sekarang juga untuk mengetahui detail produk dan skenario penggunaan fitur-fitur terbaiknya!
