Customer Service merupakan sebuah layanan yang ditawarkan dari perusahaan untuk para customer atau pelanggan, baik sebelum atau sesudah membeli produk atau layanan jasa. Tujuan dari Customer Service ini adalah memberikan kenyamanan sehingga pengalaman mereka bertransaksi menjadi lebih baik dan berharap memenuhi ekspektasi mereka.
Selain itu, Customer Service alias CS juga dapat didefinisikan sebagai interaksi langsung antara pelanggan yang melakukan pembelian dengan staf yang mewakili dari brand atau bisnis. Bentuk dari Customer Service pun semakin beragam seiring berkembanganya zaman. Jika CS dulu diasosiasikan dengan telepon, sekarang ini banyak sekali website yang menawarkan layanan CS dengan chat. Customer Service juga dapat dilakukan lewat email, SMS, bahkan media sosial.
Menawarkan CS yang baik ternyata masih menjadi salah satu faktor utama dalam kemajuan sebuah bisnis. Lantas, apa saja tugas dan bagaimana peran penting Customer Service di dalam perusahaan?
Daftar Tugas Customer Service yang Perlu Diketahui
Tugas dan job description CS bisa saja berbeda-beda, tergantung pada industri dan bidang pekerjaannya. Namun secara umum, berikut ini adalah tugas dan job description seorang CS yang bisa diperhatikan:
- Merekrut pelanggan potensial dengan cara merekomendasikan barang ataupun layanan jasa, serta menjelaskan bagaimana produk perusahaan dapat menguntungkan mereka.
- Menjawab pertanyaan apa saja yang mungkin dimiliki oleh pelanggan tentang produk dan layanan perusahaan.
- Membantu para pelanggan membuat akun baru dan mencatat informasi akun dalam bentuk tertulis atau digital.
- Mendengarkan berbagai keluhan dari pelanggan agar dapat mengidentifikasi penyebab masalah yang mereka alami.
- Memberikan tanggapan yang tepat untuk masalah pelanggan dan berusaha untuk menyelesaikannya dengan cepat dan tepat.
- Menyampaikan kasus ke manajemen jika diperlukan untuk penyelesaian masalah dari pelanggan.
- Mengelola serta memperbarui informasi akun keuangan secara rutin menggunakan software tertentu.
- Mengantisipasi kebutuhan para pelanggan, menindaklanjuti keluhan pelanggan sebelumnya untuk menawarkan pemesanan ulang, layanan tambahan, atau solusi lainnya.
Baca juga: 6 Cara Meningkatkan Kualitas Customer Experience dengan Teknologi Verifikasi Modern
Peran Penting Customer Service di Perusahaan
Ada beberapa alasan sebuah bisnis sangat perlu mengedepankan CS, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. CS Merupakan Presentasi dari Brand Image Perusahaan
Untuk menciptakan brand image yang baik, tidaklah cukup untuk menampilkannya dari segi fisik seperti packaging atau sekadar konten media sosial. Namun, sebuah brand atau perusahaan harus memiliki tim CS demi berkomunikasi langsung kepada para pelanggan.
Maka dari itu, tim CS harus benar-benar dilatih karena memiliki tanggung jawab yang sangat besar sebagai perwakilan dari perusahaan. Dengan adanya CS, maka perusahaan juga mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh para pelanggan dan ekspektasi apa yang harus dipenuhi oleh perusahaan atau brand.
2. CS yang Bahagia Akan Menghasilkan Pelanggan yang Bahagia
Ternyata, tim CS yang bahagia ternyata juga akan menghasilkan pelanggan yang bahagia pula. Oleh karena itu, sebenarnya perusahaan juga bertugas untuk membuat tim CS bahagia, sebab hal tersebut akan berdampak pada kepuasan pelanggan.
Tanggung jawab dari tim CS dapat dikatakan cukup berat, untuk melayani dan juga untuk menghadapi komplain dari para pelanggan. Maka, memberikan pelatihan kepada tim CS untuk selalu profesional bisa menjadi salah satu solusi untuk memiliki tim CS yang baik. Jika semua sudah tercapai, maka pelanggan juga pasti akan merasa senang.
Jika sudah begitu, dijamin kesempatan mendapatkan pelanggan baru pun juga semakin besar. Sebab, pelanggan yang puas akan menyebarkan kabar tentang layanan yang baik dari mulut ke mulut.
3. CS yang Baik Akan Mendatangkan Customer Loyalty
Salah satu faktor pelanggan akan kembali atau mengulang pembelian adalah tim CS yang baik, responsif, dan solutif. Dapat dikatakan, CS menjadi jembatan hubungan antara perusahaan dan pelanggan. Dengan pengalaman yang menyenangkan dari pelayanan tim CS, maka tidak ada alasan pelanggan untuk mencari brand lain. Biasanya, pelanggan tak masalah dengan harga yang lebih mahal jika pelayanannya sangat baik.
4. CS Memberikan Masukan Bermanfaat untuk Perusahaan atau Brand
Tim CS juga bertanggung jawab untuk mengetahui semua detail dari brand atau perusahaan di tempat mereka bekerja agar dapat memberikan solusi kepada para pelanggan. Dengan pekerjaan mereka yang selalu berhubungan dengan para pelanggan, maka tim CS bisa memberikan juga solusi dari masalah yang pelanggan hadapi.
Tidak hanya itu saja, tim CS juga bisa memberikan masukan bagi brand berdasarkan data yang dikumpulkan dari para pelanggan. Dengan begitu, perusahaan atau brand dapat berbenah diri untuk memenuhi ekspektasi dan juga kebutuhan pasar.
Baca juga: Customer Journey dalam Industri Keuangan Digital, Apa yang Harus Diperhatikan?
Bekerja menjadi Customer Service di sebuah perusahaan tidaklah sendirian, sebab CS akan bekerja dalam sebuah tim untuk berbagi-bagi tugas. Semakin besar perusahaan atau brand, tentunya akan semakin banyak pula timnya serta semakin menantang juga komplain-komplain yang masuk.
Veriflow Akan Membantu Bisnis Anda!
Untuk memaksimalkan kinerja CS dan menjaga kepuasan pelanggan, Anda bisa menerapkan fitur Veriflow dari Verihubs. Apa itu Veriflow?
Veriflow adalah salah satu produk dari Verihubs yang akan membantu Anda untuk meningkatkan pengalaman pelanggan menjadi lebih menyenangkan, dengan otomatisasi jawaban FAQ dari pelanggan, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti untuk memberikan informasi yang tepat.
Melalui chatbot yang terintegrasi dengan WhatsApp, maka akan mempermudah bisnis Anda dalam memberikan pelayanan 24 jam nonstop, dan membantu merespon pelanggan menjadi lebih cepat. Selain itu, Veriflow juga mampu meningkatkan efektifitas serta fleksibilitas alur verifikasi pengguna sesuai dengan kebutuhan pengguna. Menggunakan teknologi termutakhir, sehingga proses mengubah flow verifikasi menjadi lebih cepat karena tidak memerlukan coding dan melibatkan engineer Anda.
Lebih dari itu, Veriflow sudah terintegrasi dengan sistem verifikasi, sehingga mampu mempercepat proses onboarding di WhatsApp dan memvalidasi identitas pelanggan Anda.
Semakin penasaran dengan fitur unggulan yang satu ini? Segera hubungi kontak layanan Verihubs untuk mendapatkan kesempatan Demo Gratis!
