Employee onboarding alias orientasi karyawan bisa dibayangkan sebagai bagian pengantar, sesi pelatihan, dan bagian tur perusahaan. Atasan perusahaan akan mengenalkan karyawan baru dengan tempat kerja, budaya perusahaan, dan rekan-rekan kerja.
Secara sederhana, onboarding dapat diartikan sebagai suatu proses memperkenalkan dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam pekerjaan, lingkungan, dan budaya perusahaan.
Employee onboarding juga merupakan kesempatan bagi karyawan baru untuk mengajukan pertanyaan, dan untuk belajar sebanyak mungkin tentang apa yang diharapkan perusahaan kepadanya.
Selain itu, pengertian orientasi karyawan juga mengacu pada acara yang tujuannya adalah untuk mengurangi kecemasan pada awal masa kerja. Ketika berada dalam situasi baru, tentunya karyawan baru akan mengalami kecemasan yang dapat menghambat kemampuan untuk belajar menguasai pekerjaan. Nah, orientasi karyawan juga akan membantu karyawan untuk mengurangi kecemasan ketika berada dalam situasi yang tidak dikenali.
Dalam masa-masa orientasi ini, perusahaan akan memberikan pedoman tentang cara melakukan pekerjaan sehingga karyawan baru tidak perlu merasa khawatir.
Memangnya, apa manfaat melakukan employee onboarding bagi perusahaan? Dan bagaimana proses employee onboarding yang efisien? Pastikan Anda membaca ulasan di bawah ini sampai akhir untuk menemukan jawabannya.
Manfaat Employee Onboarding bagi Perusahaan
Tujuan dilakukannya employee onboarding adalah untuk menyelesaikan dokumen dan rutinitas. Onboarding adalah proses yang komprehensif, sangat terlibat dalam cara Anda mengelola dan berhubungan dengan karyawan Anda, dan dapat berlangsung lama hingga 12 bulan.
Proses employee onboarding yang efektif dan efisien akan membawa manfaat berikut ini:
1. Mempermudah Adaptasi Karyawan
Menjadi anggota baru di dalam sebuah perusahaan adalah hal yang kurang mudah karena karyawan harus beradaptasi dengan lingkungan yang baru. Bagi orang-orang tertentu bahkan lebih memilih menjadi pendiam atau menyendiri karena mereka merasa takut tidak dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan pekerjaan.
Maka dari itu, orientasi karyawan sangat dibutuhkan bagi karyawan baru, sehingga mereka akan memiliki waktu untuk melakukan observasi terhadap lingkungan bekerja. Meskipun proses observasi tidak cukup hanya 1-2 hari, namun kesempatan tersebut akan sangat berguna.
Ketika karyawan mudah untuk beradaptasi dengan lingkungan bekerja, maka mereka akan lebih cepat nyaman. Adaptasi lingkungan menjadi kunci dari baiknya sistem bekerja.
2. Mempermudah Proses Sosialisasi Karyawan
Salah satu tujuan dari orientasi kerja adalah untuk bersosialisasi atau membangun komunikasi karyawan di perusahaan di mana hal itu menjadi tantangan tersendiri bagi karyawan baru. Mengingat sifat karyawan dalam satu perusahaan sangatlah beragam, jadi karyawan baru belum tentu mudah menyesuaikan. Padahal komunikasi menjadi aspek paling penting dalam sebuah kerja sama tim.
Komunikasi sangat dibutuhkan, baik komunikasi antar karyawan maupun komunikasi karyawan dengan perusahaan. Komunikasi karyawan menjadi kunci berjalannya perusahaan untuk menghasilkan produk atau layanan yang baik. Itulah mengapa, beberapa perusahaan memberikan syarat kepada calon karyawan untuk dapat bekerja dalam tim.
Dengan adanya orientasi karyawan oleh perusahaan, karyawan baru juga tidak akan ragu menjalin komunikasi dengan karyawan lainnya, sehingga kerjasama tim dapat terwujud dengan baik.
3. Karyawan Lebih Memahami Tugas dan Pekerjaannya
Dalam masa orientasi karyawan tersebut, karyawan baru juga akan mendapatkan informasi terkait tugas apa saja yang akan mereka kerjakan. Bahkan jika perlu, tim HR bisa menjalankan fungsi MSDM dengan membuat list of task yang nantinya akan mereka pelajari.
Hal ini sangat penting, apalagi jika karyawan baru belum memiliki pengalaman sama sekali dalam bidang tersebut. Bahkan bagi karyawan yang sudah memiliki pengalaman pun tetap harus mengetahui tugas-tugas mereka dengan detail.
Ketika karyawan baru telah paham dengan pekerjaan mereka, maka tentunya mereka akan lebih bersemangat dalam menjalani hari-hari bekerja. Selain itu, mereka juga dapat mempersiapkan pengetahuan dan kemampuan mereka sebelum bekerja jika sudah memiliki list of task yang jelas.
4. Karyawan Bisa Mengenal Perusahaan Lebih Dalam
Mengenal perusahaan secara mendalam adalah mengetahui tujuan dan latar belakang perusahaan berdiri. Bahkan jika perlu, informasi terkait target perusahaan juga harus diketahui oleh karyawan baru.
Dengan mengetahui visi misi dan target perusahaan, maka karyawan akan tergerak untuk ikut membantu terpenuhinya target tersebut. Selain itu, karyawan juga akan lebih paham seberapa besar peran mereka terhadap perkembangan perusahaan jika mereka benar-benar bekerja sesuai dengan yang perusahaan harapkan.
5. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Efek jangka panjang dari orientasi karyawan yang membantu terwujudnya kerja sama tim yang baik tentu saja adalah produktivitas perusahaan meningkat.
Tapi sebelum itu, tim HR harus memastikan produktivitas karyawan dalam kondisi yang baik dan stabil. Apabila karyawan baru mendapatkan orientasi perusahaan yang layak, maka mereka akan lebih cepat memahami pekerjaan, sehingga mereka akan lebih produktif bekerja.
6. Perusahaan Dapat Mengetahui Karakteristik Karyawan
Employee onboarding memang tidak hanya bermanfaat bagi karyawan, namun juga memiliki manfaat bagi perusahaan. Dengan masa orientasi karyawan, tim HR atau manager HRD dapat memahami karakteristik karyawan dengan baik, mulai dari kepribadiannya, cara kerjanya, dan hal lainnya. Termasuk juga untuk keperluan verifikasi pegawai. Setelah masa orientasi selesai dilakukan, kemudian tugas tim HR adalah membantu karyawan untuk terus berkembang.
Baca juga: Verifikasi Digital, Solusi Praktis Sistem Rekrutmen Karyawan
Langkah-Langkah Program Employee Onboarding
Program employee onboarding pada umumnya dilakukan pada saat karyawan pertama kali memasuki sebuah perusahaan, atau pada saat karyawan naik jabatan atau promosi.
Karyawan baru akan menjumpai anggota-anggota perusahaan yang lain, mempelajari bagaimana kebijakan yang berhubungan dengan kehadiran dan keterlambatan, hingga mendengarkan filosofi dan tujuan perusahaan.
Berikut ini adalah langkah-langkah program employee onboarding yang terdiri dari tiga tahap yaitu:
- Pre-arrival (sebelum kedatangan): hal-hal yang perlu dipelajari oleh karyawan baru sebelum karyawan tersebut bergabung di sebuah perusahaan.
- Encounter (proses onboarding): tahapan di mana karyawan baru mendapatkan pemahaman yang lebih jelas tentang perusahaan dan dihadapkan pada situasi bahwa harapan dan realita bisa jadi berbeda ketika sudah pertama mencoba merasakan lingkungan kerja tersebut.
- Metamorphosis (tahap penyesuaian): tahap terakhir di mana karyawan baru harus belajar mengatasi berbagai inkonsistensi yang mereka temukan di perusahaan. Pada tahap ini, karyawan baru telah terlatih dalam pekerjaanya, menunjukkan kinerja efektif, dan telah menyesuaikan diri dengan nilai-nilai dan norma para rekan kerjanya.
Proses onboarding pada sebuah perusahaan cukup penting untuk diselenggarakan agar karyawan baru dapat bekerja dengan baik bersama tim dan rekan kerjanya.
Baca juga: Perhatikan 4 Tips Seleksi Karyawan yang Optimal Berikut Ini
Bicara soal karyawan baru, selain program employee onboarding, setiap perusahaan juga perlu memastikan betul bagaimana background karyawan baru tersebut. Melakukan verifikasi pegawai sangat penting, untuk menghindari berbagai risiko yang dapat merugikan perusahaan.
Proses verifikasi pegawai dapat dilakukan dengan mudah dan praktis dengan mengandalkan fitur Employee Verification dari Verihubs. Fitur ini bisa digunakan untuk mengecek ID Card karyawan, informasi soal salary, hingga fitur Fraud Check yang berguna untuk mengecek dan memeriksa sejarah kriminal seseorang yang tercatat negara.
Dengan layanan ini, Anda akan jauh lebih mudah dalam mengetahui dan memastikan karyawan baru di perusahaan Anda tervalidasi bebas dari riwayat penipuan atau tindak kriminal lainnya. Dapatkan informasi lebih lengkap, langsung saja klik di sini!
