Apa itu software HR? Software HR adalah sebuah perangkat lunak atau sistem yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan data karyawan dalam jumlah yang banyak. Semua data ini sudah terintegrasi dengan baik di dalam database software HR dan akan menghasilkan informasi untuk membantu perusahaan dalam menentukan keputusan bisnis perusahaan dan acuan dalam mengambil kebijakan.
Keberadaan perangkat lunak ini tentu saja akan sangat membantu tim HR di suatu perusahaan dalam menjalankan pekerjaan sekaligus mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Sistem di dalam software HR memungkinkan tim HR bekerja secara lebih efektif dan efisien. Selain itu, data dan informasi juga akan tersimpan dan tertata dengan rapi serta aman.
Ada beberapa jenis software HR yang bisa digunakan perusahaan untuk berbagai macam fungsi. Beberapa di antaranya mampu mengerjakan hampir semua fungsi HR atau hanya mencakup beberapa fungsinya saja. Beberapa jenis software HR yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
- HRIS (Human Resources Information Systems)
- HRMS (Human Resources Management Systems)
- HCM (Human Capital Management).
Kemudian, timbul pertanyaan kenapa software HR diperlukan oleh perusahaan? Mari simak ulasan selengkapnya di bawah ini!
Penerapan Software HR di Perusahaan
Software HR menjadi salah satu sistem yang wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenisnya, inilah beberapa alasannya:
1. Efektivitas Waktu
Menggunakan software HR, artinya akan menghemat waktu kerja. Software HR yang dibekali dengan teknologi yang baik memungkinkan proses kerja HR bisa diselesaikan dengan sistem otomatis dan waktu yang dibutuhkan lebih singkat. Dengan kondisi ini, tentunya efektivitas waktu menjadi lebih baik. Dalam waktu yang bersamaan pula, pekerjaan yang berkaitan dengan personalia dapat selesai dengan cepat dan akurat.
2. Dapat Meminimalkan Human Error
Penerapan software HR memungkinkan proses kerja HR akan berjalan secara otomatis. Tim HR hanya akan memasukkan sejumlah data yang dibutuhkan saja untuk mengeksekusi satu pekerjaan, kemudian sistem software HR ini yang akan memproses dan menghasilkan data yang akurat.
Hal tersebut tentu saja akan menjamin akurasi dibandingkan pekerjaan yang dilakukan secara manual menggunakan paperwork atau spreadsheet. Potensi human error juga bisa diminimalkan melalui software HR, sementara itu manajemen administrasi akan terkelola dengan baik dan rapi sehingga efektivitas pekerjaan tim HR menjadi lebih tinggi.
3. Data-Data Lebih Aman
Software HR terbaik biasanya menggunakan teknologi komputasi awan, di mana dengan teknologi ini keamanan data-data yang tersimpan jauh lebih baik dibandingkan penyimpanan dalam bentuk fisik.
Mengingat software ini digunakan pula untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi hingga history salary digital. Maka, seluruh data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak yang tidak bertanggung jawab dibandingkan jika data terangkum dalam dokumen fisik, risiko hilang atau rusak akan cukup besar.
4. Mampu Mendorong Paperless Office
Software HR juga akan membantu tim HR untuk mendorong paperless office yang memudahkan proses pengarsipan akan dijalankan dengan perangkat lunak. Data-data tersebut akan tersimpan secara rapi dan aman tanpa perlu menyimpan dokumen fisik. Dengan begitu, perusahaan turut serta mendukung pelestarian lingkungan.
5. Memastikan Kepatuhan Karyawan
Alasan lain kenapa perusahaan perlu menerapkan software HR adalah karena sistem ini dapat diatur untuk menyesuaikan peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah.
Jika ada perubahan aturan, maka perusahaan dapat mengganti pengaturan pada software HR, lalu perusahaan akan mengikuti pergantian tersebut dengan mudah. Hal ini juga akan menjamin kepatuhan perusahaan terhadap perundangan yang berlaku.
6. Pengembangan Karyawan Menjadi Lebih Cepat
Apabila karyawan ditangani dengan baik, jelas saja kualitas dan kapabilitasnya akan berkembang lebih cepat. Di dalam software HR terdapat data-data karyawan mulai dari kemampuan, performa kerja, training yang dijalani, hingga ulasan kinerja pencapaian karyawan akan tercatat. Jelas, hal ini akan memudahkan perencanaan pengembangan karyawan.
Tidak hanya itu saja, data terkait promosi, rotasi dan mutasi karyawan pun akan tertata dengan baik. Software ini mampu mengontrol hal tersebut sehingga keadilan bagi karyawan untuk berkembang lebih terjamin.
Baca juga: Berkenalan dengan Proses Digital Verification dan 3 Alasan Kenapa Anda Harus Menerapkannya
Sebagaimana yang telah disebutkan di atas, bahwa software HR berperan penting untuk pengembangan karyawan. Misalnya untuk keperluan rotasi, mutasi, hingga promosi jabatan, tentu perusahaan harus mengetahui secara jelas bagaimana ulasan kinerja karyawan yang bersangkutan. Termasuk juga melakukan background check karyawan.
Pilih Teknologi yang Paling Unggul!
Di era serba teknologi seperti sekarang ini, jangan sampai perusahaan Anda tertinggal karena masih menggunakan cara-cara manual. Sekarang ini, proses background check karyawan bisa dilakukan dengan mudah dan praktis dengan layanan dari Verihubs. Verihubs menawarkan solusi terbaiknya yaitu Employee Verification, yang bisa Anda andalkan untuk mengecek ID Card karyawan, informasi mengenai salary, hingga fitur Fraud Check yang berguna untuk mengecek dan memeriksa sejarah kriminal seseorang yang tercatat negara.
Baca juga: Mengenal Jenis dan 4 Manfaat Identitas Biometrik bagi Bisnis
Dengan layanan ini, maka perusahaan Anda akan lebih mudah dalam mengetahui dan memastikan karyawan di perusahaan Anda tervalidasi bebas dari riwayat penipuan hingga berbagai tindak kriminal lainnya. Dapatkan informasi lebih lengkap dengan menjadwalkan demo sekarang, klik di sini!
