10 min read • OCR • Published on October 18, 2023

8 Cara scan dokumen online dengan Cepat & Mudah

Di era digital seperti sekarang, kebutuhan scan dokumen online bukan lagi sekadar memindai gambar menjadi file PDF. Banyak orang dan bisnis kini membutuhkan hasil scan yang bisa langsung dibaca sistem, diproses AI, dan diekstrak datanya secara otomatis.

Nah, kalau Anda sering mencari panduan praktis step-by-step, artikel ini akan membahas semuanya secara lengkap. Mulai dari cara scan lewat HP, printer, laptop, hingga bagaimana AI membaca dokumen menggunakan teknologi OCR dan data extraction.

Banyak orang masih mencari tutorial umum cara scan dokumen. Padahal, kebutuhan modern sudah berubah. Perusahaan, fintech, HR, hingga instansi pemerintah membutuhkan sistem yang bisa:

Membaca teks otomatis
Mengekstrak data penting
Memverifikasi keaslian dokumen
Mendeteksi manipulasi atau pemalsuan

Mengapa scan dokumen online Semakin Dibutuhkan di Era Digital

Digitalisasi dokumen bukan lagi tren, namun kebutuhan.

Saat ini, hampir semua proses administrasi membutuhkan dokumen digital: KTP, ijazah, invoice, kontrak, hingga formulir pendaftaran.

Perbedaan Scan Biasa vs OCR vs Data Extraction

Banyak orang belum tahu bahwa ada perbedaan besar antara:

Jenis	Fungsi
Scan biasa	Mengubah dokumen fisik menjadi gambar/PDF
OCR	Mengubah teks di gambar menjadi teks digital
Data Extraction	Mengambil data spesifik (nama, NIK, nomor invoice) secara otomatis

Scan biasa hanya menghasilkan gambar.
OCR memungkinkan teks bisa disalin.
Sedangkan data extraction memungkinkan sistem membaca dan menyimpan data otomatis ke database.

Inilah alasan mengapa scan dokumen online dengan fitur OCR semakin populer.

Manfaat Digitalisasi Dokumen untuk Bisnis & Pribadi

Beberapa manfaatnya:

Hemat waktu input data manual
Mengurangi human error
Mempercepat verifikasi identitas
Arsip digital lebih aman
Mendukung proses AI dan automasi

Bahkan menurut IBM, teknologi OCR mampu meningkatkan efisiensi pengolahan dokumen hingga berkali-kali lipat dibanding input manual.

Bagaimana Cara scan dokumen online di HP (Android & iPhone)

Menyimpan dokumen digital secara online kini kian mudah. Anda bisa memindai berkas-berkas dokumen dan menyimpannya di perangkat elektronik seperti ponsel. Nah, begini cara scan dokumenvia HP yang bisa Anda terapkan.

1. Cara Memindai Dokumen Pakai Aplikasi CamScanner

Ada yang tahu apa itu CamScanner? CamScanner merupakan aplikasi pemindai dokumen online yang cukup populer di kalangan pengguna ponsel android.

Aplikasi ini mampu memindai dokumen dari bentuk fisik ke bentuk digital dengan kualitas tinggi, gambarnya tajam, dan anti blur. Di samping itu, aplikasi ini bisa Anda install secara gratis, lo. Jadi, Anda bisa lebih hemat biaya.

Cara penggunaan CamScanner sebenarnya cukup mudah. Anda hanya perlu mengunduh aplikasinya di Playstore, lalu memasangnya di ponsel. Setelah itu, lanjutkan dengan tahapan cara sebagai berikut.

a. Buka aplikasi CamScanner di ponsel, lalu login menggunakan akun email yang aktif.

b. Setelah berhasil login, lanjutkan dengan memencet tombol kamera dan jepret dokumen fisik yang mau Anda scan.

c. Jika Anda kurang puas dengan hasilnya, Anda bisa mengedit hasil pemindaian dokumen sesuai dengan yang Anda mau.

d. Kemudian, berikan nama pada file dokumen.

e. Jika sudah selesai, Anda bisa menyimpan dokumen digital tersebut dengan memencet tombol “Save”.

2. Scan Dokumen Pakai Aplikasi Tiny Scanner

Cara scan dokumen di ponsel selanjutnya bisa Anda lakukan melalui aplikasi Tiny Scanner. Di aplikasi ini, Anda bisa memindai dokumen fisik ke bentuk digital hanya dalam waktu singkat.

Menariknya, aplikasi pemindai dokumen portabel ini menyediakan opsi pengunduhan dokumen digital dengan format PDF, JPG, dan PNG. Dengan begitu, Anda bisa mengunduh dokumen digital sesuai format yang dibutuhkan.

3. Pindai Dokumen Pakai Aplikasi Microsoft Lens

Microsoft Lens merupakan aplikasi OCR (Optical Character Recognition) bawaan dari Microsoft. Teknologi ini dapat mengekstrak teks dokumen menjadi sebuah gambar berformat JPG, PNG, GIF, dan TIFF. Simak langkah-langkah penggunaannya berikut ini.

a. Aktifkan aplikasi Microsoft Lens di iPhone.

b. Fokuskan kamera untuk membidik objek yang mau Anda ubah menjadi dokumen digital.

c. Potong bagian objek agar terlihat rapi.

d. Lalu, tekan “Selesai”.

e. Simpan file dokumen tersebut ke format PDF.

4. Pindai Dokumen Pakai Aplikasi Notes

Notes merupakan aplikasi bawaan dari iPhone yang bisa Anda pakai juga untuk memindai berbagai dokumen ke versi digital, lo. Lalu, bagaimana cara scan dokumen tersebut? Yuk, perhatikan tutorialnya berikut ini!

a. Buka aplikasi Notes di iPhone.

b. Kemudian, klik ikon kotak dan pena yang terdapat di posisi pojok kanan bawah.

c. Jika laman catatan baru sudah terbuka, maka klik ikon kamera.

d. Lanjutkan dengan mengklik opsi “Pindai Dokumen”, dan kamera iPhone akan segera memotret objek yang Anda bidik.

e. Arahkan kamera ke objek yang mau Anda jadikan sebagai dokumen digital.

f. Kamera di aplikasi Notes akan memindai dokumen secara otomatis.

g. Setelah selesai, Anda bisa merapikan bingkai dokumen melalui proses editing.

h. Lalu, simpan dokumen digital tersebut ke format file yang tersedia.

Cara Scan Dokumen di Printer, Apa Saja?

Jika selama ini Anda mengira pemindaian atau scanning hanya bisa dilakukan melalui aplikasi ponsel, ternyata pemindaian dokumen digital juga bisa dilakukan lewat printer, lo. Tidak percaya? Coba buktikan dengan cara-cara berikut ini.

1. Cara Memindai Dokumen di Printer Epson L360

Selain lewat aplikasi yang ada di ponsel, Anda juga bisa melakukan pemindaian dokumen fisik, seperti KTP, ke versi digital melalui printer. Bagi yang belum terbiasa, panduan cara scan KTP via printer berikut ini bisa membantu Anda.

a. Pertama-tama, nyalakan printer Epson L360 dengan memencet tombol “ON”.

b. Setelah itu, masukkan dokumen KTP yang mau dipindai ke dalam mesin printer.

c. Jangan lupa buka aplikasi software Epson Scan L360 dari ponsel.

d. Lalu, lakukan pengaturan aplikasi scanner di software.

g. Jika sudah selesai, tentukan mode pemindaian yang mau dipakai dan tunggu prosesnya hingga selesai.

h. Terakhir, simpan dokumen digital hasil pemindaian printer Epson L360.

2. Scan Dokumen di Printer HP Deskjet 2135

Printer lain yang direkomendasikan untuk memindai dokumen digital adalah HP Deskjet 2135. Printer ini bisa memindai berbagai dokumen penting, seperti ijazah, KK, KTP, dan Akta Lahir. Perhatikan cara scan dokumen di printer HP Deskjet 2135 berikut.

a. Buka aplikasi HP scan melalui komputer.

b. Lalu, masuk ke bagian menu dan klik “Start”.

c. Lanjutkan dengan mengklik “Device and Printers” dan klik opsi “HP Deskjet 2135″.

d. Jika sudah, Anda bisa mengklik lagi opsi “HP Scan”. Lalu, tentukan format dokumen yang mau diunduh.

e. Kemudian, hilangkan tanda centang di opsi “Separate Files” sebelum Anda menyimpan hasil scanning dokumennya di folder “My Document”.

Cara Scan Dokumen di Laptop atau PC

Selain melalui ponsel, Anda juga dapat memanfaatkan laptop untuk melakukan scan dokumen. Pelajari panduan sederhananya di bawah ini.

1. Cara Pindai Dokumen di Laptop Pakai Windows Fax and Scan

Memindai dokumen digital lewat laptop, apa bisa? Jawabannya, tentu saja bisa, karena ada Windows Fax and Scan yang akan memudahkan Anda dalam proses memindai berkas-berkas. Berikut adalah langkah-langkah scanning-nya!

a. Silakan masuk ke aplikasi Fax and Scan di laptop.

b. Kemudian, pilih opsi “Scan”.

c. Sebelum melakukan pemindaian, tentukan dulu format dokumen yang Anda butuhkan.

d. Sebagai alternatif, Anda bisa melakukan peninjauan hasil scan melalui bagian pratinjau atau “Preview”.

e. Kalau Anda sudah puas dengan hasil pra-tinjaunya, boleh lanjutkan untuk mengklik tombol “Scan”.

2. Cara Pindai Dokumen di Laptop Pakai Panel Control

Sudah tahu cara scan dokumen yang mudah di laptop? Faktanya, sebagian orang masih belum tahu kalau program panel control di laptop bisa dipakai untuk memindai dokumen digital dengan gampang. Mari pelajari cara scanning dokumen melalui panduan di bawah ini.

a. Pastikan bahwa printer sudah terhubung dengan laptop.

b. Aktifkan bluetooth yang ada di laptop, dan sambungkan dengan bluetooth di printer.

c. Kemudian, masuk ke control panel dan pilih opsi “View Device and Printers” di bagian Hardware and Sound.

d. Selanjutnya, pilih “Printers” dan klik “Start Scan”.

e. Pada bagian “Preview or scan images as separate files” hilangkan tanda centangnya.

f. Jika sudah selesai, Anda bisa melakukan pra-tinjau hasil scan dokumen dengan memilih menu “Preview“.

g. Kalau sudah puas dengan hasil pemindaian dokumen yang ada di pratinjau, segera klik “Save” untuk menyimpan file.

Bagaimana AI Membaca Dokumen? (OCR & Data Extraction)

Ini bagian penting yang sering ditanyakan.

Bagaimana sebenarnya AI membaca dokumen hasil scan?

Proses OCR (Optical Character Recognition)

OCR bekerja dalam beberapa tahap:

Image preprocessing (membersihkan noise)
Text detection
Character recognition
Post-processing correction

AI mengenali pola huruf, angka, dan simbol. Lalu mengubahnya menjadi teks digital yang bisa dicari dan disalin.

Ekstraksi Data Otomatis dengan AI

Setelah OCR, tahap berikutnya adalah data extraction.

Contohnya:

Sistem mengenali label “Nama”
Mengambil teks di sebelahnya
Menyimpannya ke database

Teknologi ini sering digunakan untuk:

Verifikasi e-KYC
Input data invoice
Otomasi administrasi HR

Contoh Penggunaan OCR untuk KTP, Invoice, dan Form

Misalnya:

Scan KTP → AI membaca NIK
Scan invoice → AI ambil nomor invoice & total tagihan
Scan formulir → AI ambil nama & email

Inilah kekuatan sebenarnya dari scan dokumen online modern.

Tips Agar Hasil scan dokumen online Lebih Akurat

Agar OCR maksimal:

Gunakan pencahayaan cukup
Hindari bayangan
Gunakan background kontras
Pastikan teks tidak blur
Gunakan resolusi minimal 300 dpi

Semakin jelas gambar, semakin akurat AI membaca.

FAQ Seputar scan dokumen online

1. Apakah scan dokumen online gratis?

Banyak aplikasi gratis, namun fitur OCR lanjutan biasanya berbayar.

2. Apakah hasil scan bisa langsung diedit?

Jika menggunakan OCR, ya.

3. Apakah scan dokumen aman?

Pastikan menggunakan aplikasi terpercaya.

4. Apakah bisa scan tanpa printer?

Bisa, cukup gunakan HP.

5. Apa beda scan biasa dan OCR?

Scan biasa hanya gambar, OCR mengubah menjadi teks.

6. Apakah AI bisa membaca tulisan tangan?

Bisa, tapi akurasinya tergantung kualitas tulisan.

Sudah Tahu Macam Cara Scan Dokumen yang Mudah & Cepat?

Hadirnya berbagai aplikasi dan tools scanning online yang tersedia justru bisa memudahkan Anda dalam memindai dokumen fisik ke bentuk digital. Dengan teknologi OCR dan data extraction, dokumen bisa dibaca AI, diekstrak otomatis, dan langsung masuk sistem.

Baik melalui HP, printer, laptop, maupun iPhone, semuanya bisa dilakukan dengan mudah dan praktis. Digitalisasi dokumen bukan lagi pilihan, tapi kebutuhan. Jadi, sudah siap mengoptimalkan proses scan Anda hari ini?