Scanning dokumen memang akan membuat Anda bisa mengarsipkan tumpukan kertas ke dalam folder-folder di komputer. Cara ini juga akan membuat Anda lebih mudah untuk mengatur, memindahkan, dan menyalinnya. Tapi bagaimana jika Anda hendak mencari data yang disimpan di dalam salah satu dari ratusan dokumen hasil scan itu? Karena secara default dokumen hasil scan biasa adalah soft file dalam bentuk JPEG, PNG, TIFF, atau PDF, jadi Anda butuh OCR yang mampu mengubah gambar tersebut menjadi teks. Sehingga membuat Anda bisa menelusuri teks dari dokumen hasil scan itu semudah Anda menelusuri dokumen digital pada umumnya.
OCR (Optical Character Recognition) menggunakan kecerdasan komputer Anda untuk mengenali bentuk huruf dalam gambar atau dokumen hasil scan, kemudian mengubahnya menjadi teks digital yang dapat di-copy dan edit sesuai dengan kebutuhan. Sistem OCR ini juga dikenal dengan OCR PDF, mengingat input dan output bisa berupa berbagai macam format, termasuk PDF.
Lantas, apa saja fungsi dan manfaat OCR PDF, serta bagaimana cara menggunakannya?
Fungsi dan Manfaat Sistem OCR pada File PDF
Ada beberapa fungsi dan manfaat penerapan sistem atau software OCR. Di antaranya adalah sebagai berikut:
1. OCR sebagai Scanner File PDF
Fungsi OCR adalah untuk memindai dan menghasilkan data berupa karakter dari sebuah objek dalam rangka memudahkan Anda. Misalnya, ada sebuah file PDF dengan jumlah halaman yang sangat banyak. Karena menulisnya akan memakan waktu, maka sebuah sistem OCR dapat mempermudah pekerjaan Anda hanya dengan memindai file PDF tersebut menggunakan lensa kamera HP dan Anda bisa mengubah isi text sesuai kebutuhan.
2. Konversi Objek Gambar Menjadi Teks atau Dokumen
OCR juga memiliki fungsi konversi, di mana file gambar atau foto bisa dikonversi dengan mudah dalam bentuk dokumen berformat document sehingga kontennya bisa di-edit sesuai dengan keperluan. Layaknya fungsi pertama, fungsi OCR ini juga akan sangat membantu dalam pekerjaan Anda.
Supaya hasil text bagus, maka ada empat syarat penggunaan OCR yang harus dipenuhi:
- Aplikasi atau software OCR. Aplikasi OCR terbaik harus bisa memproses input dan menghasilkan output dengan cepat.
- Lensa kamera. Kejelasan objek menjadi faktor yang sangat penting dalam software OCR. Objek yang akan dipindai lewat smartphone harus jelas, tidak blur atau buram supaya output teks data akurat. Jadi, kamera ponsel harus dipertimbangkan seperti besaran lensa kamera dan bukaan lensa kamera itu sendiri.
- Objek. Selain sebagai scanner, OCR juga bisa mengkonversi gambar menjadi teks asalkan yang objek teks dalam sebuah gambar harus jelas sehingga output teks tidak akan berantakan.
- Cara pindai OCR. Jika ingin hasil teks baik, maka memindai sebuah objek melalui kamera harus terang dengan cukup cahaya sehingga objek tidak blur atau buram. Untuk memindai objek pada komputer, maka bisa menggunakan scanner portable atau menggunakan kamera yang terhubung di komputer sebagai input, lalu di convert ke text sebagai hasil output data menggunakan software OCR.
Baca juga: Akses Ketat Data Kependudukan, Pahami Konteksnya!
Cara Menggunakan dan Cara Kerja OCR PDF
Cara kerja OCR pada file PDF adalah mengidentifikasi dan mengenali karakter dalam sebuah objek sebagai input data, kemudian diproses dan menghasilkan output berupa text.
Dengan sistem OCR, saat Anda men-shoot sebuah objek dan terdapat teks, bacaan atau kalimat, maka sistem tersebut dapat mengenali dan memahami bentuk karakter, huruf atau angka dalam sebuah gambar yang telah Anda ambil baik lewat kamera ponsel maupun kamera digital serta mengubahnya menjadi teks yang dapat di edit sesuai kebutuhan.
Terkait dengan cara kerja OCR secara umum, Line and Word Finding adalah tahapan pertama yang dilakukan sistem ketika pemindaian terjadi. Kemudian berlanjut ke tahap Word Recognition, Static Character Classifier, Linguistic Analysis, hingga Adaptive Classifier.
Meskipun proses atau tahapan cara kerja dari OCR ini tampak banyak, tapi sebenarnya proses ini hanya berjalan dalam hitungan detik saja. Pada sistem yang berkualitas, pemindaian data dan verifikasi bahkan dapat berjalan lebih cepat lagi, sehingga akan menghemat banyak waktu dan tenaga.
Baca juga: Verifikasi Digital, Solusi Praktis Sistem Rekrutmen Karyawan
Mencari Software OCR Terbaik, Pilih Verihubs!
Sangat penting bagi Anda untuk memilih software OCR PDF yang tepat untuk ekstraksi dokumen Anda, mengingat hal ini akan memengaruhi keseluruhan keberhasilan bisnis Anda. Verihubs punya solusi terbaik, Anda bisa menggunakan fitur OCR for ID Card. Dengan fitur ini, maka Anda dapat meningkatkan user experience dan menghemat waktu input data karena Verihubs dapat dengan mudah mengekstrak semua data teks dari sebuah dokumen secara otomatis.
Salah satu keunggulan dari fitur OCR for ID Card dari Verihubs ini adalah kemampuannya dalam mengorganisasi serta menyusun data menjadi terstruktur. Data seperti ini akan lebih mudah diolah, sehingga dapat memudahkan proses onboarding atau verifikasi. Verihubs siap menjadi partner terbaik untuk bisnis Anda, silakan hubungi kontak layanan Verihubs sekarang juga!
