Sebagai pelaku bisnis, Anda tentu setuju bahwa peran Customer Service sangat menunjang keberhasilan bisnis, terutama bisnis yang berkaitan dengan jasa. Meskipun semestinya Customer Service telah benar-benar dididik dalam berbicara dengan nada yang sopan, dan juga mengucapkan greetings yang sesuai dengan standar perusahaan, namun ada kalanya Customer Service harus belajar supaya bisa menjadi lebih personal, dan bukan hanya mengikuti standar ketentuan perusahaan saja.
Menjadi Personal Customer Service yang dimaksud adalah lebih memanusiakan para klien yang sehari-hari berhadapan dengan mereka. Dengan menjadi Personal Customer Service terhadap klien, tentunya hal ini akan membantu untuk meningkatkan citra perusahaan Anda. Namun, untuk menciptakan Personal Customer Service ternyata bukanlah pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Pasalnya, ada beberapa upaya yang perlu dilakukan agar membentuk Customer Service Anda menjadi lebih personal, serta ada beberapa skill yang harus dimiliki. Apa sajakah itu?
Skill yang Diperlukan untuk Menjadi Customer Service Profesional
Anda mungkin penasaran, skill apa saja yang perlu dimiliki supaya bisa menjadi seorang Customer Service yang profesional?
- Skill paling utama yang harus dimiliki oleh setiap Customer Service adalah komunikasi. Tanpa kemampuan yang satu ini, pasti seorang Customer Service akan kesulitan dalam memberikan penjelasan dan jawaban kepada pelanggan. Kemampuan komunikasi bukan hanya soal cara berbicara yang sopan dan mudah dimengerti saja, namun juga harus paham soal active listening karena sudah tugas Customer Service mendengarkan segala keluh kesah atau pertanyaan pelanggan.
- Selain komunikasi, skill lain yang juga harus dimiliki adalah empati. Saat seorang Customer Service bisa merasakan kesulitan yang dialami oleh pelanggan, maka tentunya akan lebih mudah untuk mencari jalan keluarnya dan memberikan layanan yang terbaik.
- Seorang Customer Service juga harus bisa terus bersabar saat menghadapi berbagai jenis pelanggan.
- Sering juga, Customer Service harus berhadapan dengan segala permasalahan baru yang dimiliki oleh pelanggan. Oleh karena itu, Customer Service harus bisa beradaptasi dengan segala keadaan.
- Memiliki pemahaman teknis terkait industri tempat Customer Service bekerja akan membantu penanganan masalah menjadi lebih mudah dan cepat.
- Saat menghadapi komplain, Customer Service juga harus mampu berpikir cepat dalam menentukan langkah dan penyelesaian masalah yang diajukan pelanggan.
- Seorang Customer Service yang profesional harus memiliki pengetahuan mendalam terkait produk perusahaan mereka.
- Penting bagi Customer Service untuk menerapkan komunikasi yang efektif kepada para pelanggan.
- Memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah/problem solving.
- Memiliki kecerdasan emosional atau emotional intelligence yang berguna untuk lebih memahami pelanggan.
- Memiliki kemampuan persuasif yang diperlukan untuk membantu meyakinkan pelanggan potensial.
- Memiliki etos kerja yang baik serta kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan sepenuh hati.
Baca juga: Mengenal Apa itu KYC Verification dan Penerapannya dalam Bisnis
Cara Menjadikan Customer Service Lebih Personal
Lantas, upaya apa saja yang perlu ditempuh supaya Customer Service di perusahaan Anda bisa menjadi lebih personal?
Langkah pertama, Anda perlu mengajarkan Customer Service Anda untuk memperlakukan klien seperti anak atau orang terdekatnya. Pasalnya, seseorang pastinya akan sangat baik jika memperlakukan anaknya, maupun orang terdekat yang dianggap penting dalam hidupnya. Prinsip semacam itulah, yang harus ada pada Customer Service Anda.
Kemudian, ajarkan Customer Service Anda untuk biasa menawarkan jalan keluar atau solusi kepada klien yang mengalami masalah. Terkadang, klien akan mengeluhkan masalahnya melalui Customer Service yang sedang bertugas pada saat itu. Pada intinya, klien yang mengeluh, tujuannya adalah mereka menginginkan jalan keluar. Jika Customer Service tidak tahu bagaimana jalan keluar dari masalah klien tersebut, maka paling tidak berusahalah untuk menyelesaikannya, atau setidaknya memberikan jawaban. Pantang bagi Customer Service hanya berkata “tidak tahu”, apalagi jika menjawabnya dengan wajah yang tidak ramah.
Selain itu, membiasakan Customer Service Anda untuk bersikap realistis juga perlu dilakukan. Sebab, sikap realistis dan tidak berlebihan dalam memberikan janji, pastinya sangat diperlukan agar klien Anda tidak menuntut terlalu banyak. Dan jangan lupa, tanamkan prinsip kepada Customer Service Anda bahwa klien selalu benar. Prinsip ini tentunya digunakan, jika permintaan maupun pertanyaan klien masih dalam batasan yang positif. Dengan Anda menanamkan hal tersebut, maka tentunya akan membantu Customer Service Anda supaya mereka bisa menjadi lebih baik dalam memperlakukan klien.
Saatnya Beralih ke Teknologi Chatbot
Jika Anda ingin meninggalkan percakapan yang kaku dan mengubahnya menjadi lebih menyenangkan, Anda bisa memanfaatkan teknologi chatbot pada bisnis Anda. Dengan teknologi canggih ini, Anda bisa menciptakan Personal Customer Service yang handal.
Jika selama ini Customer Service Anda kurang responsif dalam menanggapi FAQ pelanggan, atau masih menggunakan cara manual sehingga membuat pelanggan menunggu lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, kini saatnya membangun kedekatan dengan pelanggan dengan percakapan yang lebih atraktif dengan Veriflow!
Sistem Veriflow memungkinkan Anda dapat dengan mudah ubah flow dengan low-code, serta dapat sesuaikan chatbot sendiri sesuai kebutuhan. Menariknya lagi, fitur ini juga terintegrasi dengan teknologi AI sehingga dapat langsung melakukan verifikasi ID verification, KYC Face Match dan OCR for ID di WhatsApp sehingga Anda tidak perlu membangun sistem verifikasi lagi.
Baca juga: Proses dan 4 Manfaat KYC Onboarding bagi Industri Keuangan
Tunggu apa lagi, saatnya meningkatkan bisnis Anda lebih cepat dengan Veriflow. Verihubs siap untuk membantu bisnis Anda mendapatkan sistem yang lebih cepat dan optimal. Dapatkan kesempatan demo secara gratis untuk menemukan yang terbaik, klik di sini!
