Berbagai dokumen penting saat ini memiliki nilai yang tinggi, dan wajib dikelola dengan optimal. Sisi keamanan menjadi salah satu fokus yang tidak bisa dikesampingkan, terlebih ketika sebuah dokumen memiliki penggunaan terkait informasi sensitif. Verifikasi dokumen adalah langkah mendasar untuk melindungi penggunaan dokumen tersebut, dan mencegahnya disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggungjawab.
Tapi apa sebenarnya pengertian dari verifikasi dokumen itu sendiri? Bagaimana cara kerja, dan apa fungsinya secara mendasar?
Berikut akan dibahas secara jelas mengenai teknologi verifikasi dokumen yang digunakan oleh banyak instansi saat ini, dan detail mengenai cara kerja serta fungsinya.
Baca Juga: 5 Alasan Anda Harus Menggunakan Provider e-KYC Andal
Memahami Apa Itu Verifikasi Dokumen
Verifikasi dokumen adalah sebuah upaya yang dilakukan guna mencegah terjadinya pemalsuan dokumen. Setiap dokumen yang digunakan harus melalui tahap ini sehingga dapat dipastikan keaslian dari dokumen yang digunakan tersebut.
Mengapa ini penting?
Sebab sekarang penggunaan dokumen sebagai berkas syarat berbagai proses administrasi awam digunakan. Jelas, sisi perusahaan tidak akan mengambil risiko atas input berkas dokumen palsu yang dapat menimbulkan masalah dan kerugian di kemudian hari.
Maka dari itu sistem verifikasi dokumen adalah salah satu langkah yang digunakan oleh perusahaan atau lembaga, guna memastikan dokumen yang dimasukkan oleh user dalam berbagai konteks dan bentuk adalah dokumen yang asli, sah, dan legal secara hukum yang berlaku di Indonesia.
Bagaimana Cara Kerja dari Sistem Seperti Ini?
Pada dasarnya, cara kerja dari sistem verifikasi dokumen adalah serupa dengan sistem verifikasi data pada umumnya. Hal ini akan melibatkan input dari user, pembacaan oleh sistem dan perangkat, serta basis data yang menjadi jangkar dari pembandingan ini.
Secara lebih detail, berikut cara kerja dari proses ini.
- User akan diminta memasukkan data berkas dan dokumen yang akan diverifikasi oleh sistem. Input ini dilakukan dengan metode yang telah disediakan, biasanya menggunakan perangkat pemindai.
- User akan menempatkan dokumen pada perangkat pemindai yang telah disediakan, untuk kemudian ekstraksi data dilakukan oleh sistem menggunakan pemindai ini.
- Setelah data didapatkan dari berkas tersebut, data akan disusun dalam sebuah bentuk yang dapat dibaca oleh sistem. Data ini kemudian dirapikan, untuk dibandingkan dengan data yang tersedia di database.
- Setelah data siap dibandingkan, maka data akan disejajarkan dengan data yang tersimpan di database. Sistem, idealnya dengan bantuan AI, akan mencocokkan kedua data ini untuk melihat kebenaran dan validitas dari data yang dimasukkan.
- Jika data yang dimasukkan cocok, maka proses verifikasi dokumen selesai. Jika ditemukan ketidakcocokan, maka proses akan terhenti dan user diminta memasukkan data kembali dengan benar.
Cukup mudah dipahami bukan? Meski dipaparkan dalam beberapa poin, sejatinya proses ini hanya terjadi dalam hitungan detik saja. User tidak akan menghabiskan banyak waktu, dan sistem akan bekerja dengan cepat.
Pada beberapa konteks lain, verifikasi dokumen adalah proses pencocokan kode unik yang disematkan pada dokumen, dengan data yang tersimpan di database. Pencocokan hanya dilakukan pada kode unik ini, yang hanya dapat dimiliki oleh pemilik sah dokumen tersebut.
3 Fungsi Utama dari Proses Verifikasi Dokumen
Sedikitnya ada tiga fungsi utama dari verifikasi dokumen yang dilakukan oleh sebuah sistem pada data yang dimiliki oleh user.
1. Peningkatan Perlindungan pada Data User
Proses verifikasi dokumen adalah salah satu cara yang digunakan sebuah sistem untuk meningkatkan perlindungan pada data milik user. Pencocokan yang dilakukan dengan basis data milik lembaga legal menjadikan validitasnya terjamin.
Tanpa adanya dokumen yang cocok dengan basis data, maka proses transaksi tidak akan dapat dilanjutkan. Hal ini menjamin keamanan data yang dimiliki user dalam akunnya.
2. Pencocokan pada Data yang Dimasukkan
Fungsi kedua adalah untuk mencocokkan data yang dimasukkan oleh user. Secara mendasar, poin kedua ini adalah fungsi dari setiap proses verifikasi yang diadakan oleh setiap sistem, pada setiap tahapan dan metodenya.
Pemindaian pada berkas dokumen yang dimiliki user akan ditujukan untuk mengekstrak data, dan membandingkannya dengan database yang dimiliki sehingga dapat dipastikan kecocokan yang diperoleh memiliki akurasi tinggi.
3. Memastikan User yang Mengajukan Akses
Terakhir adalah untuk memastikan bahwa user yang mengajukan akses merupakan user yang riil, sah, dan legal menurut hukum yang berlaku. Dengan asumsi berkas yang valid hanya dimiliki oleh user yang sah, maka proses ini bisa menjadi andalan dalam verifikasi dan memastikan identitas user.
Kecocokan dapat ditemukan bilamana berkas yang dimasukkan dalam sistem serupa dengan apa yang disimpan dalam database. Ketika ada ketidakcocokan minor, sistem masih dapat melakukan toleransi dengan mengajukan input manual. Namun jika ketidakcocokan yang dideteksi besar, maka akses akan ditolak.
Baca Juga: 5 Tips Memilih Identity Verification Platform Tepat
Contoh penerapan verifikasi dokumen adalah pada proses pendaftaran user aplikasi fintech yang mengharuskan user menginput data berupa selfie bersama dengan KTP yang dimilikinya. Selain akan dicocokkan profil wajah dengan foto yang ada di KTP, hal ini juga untuk melakukan ekstraksi pada data diri yang ada di KTP user.
Pada konteks lain, verifikasi dokumen juga dapat dilakukan dengan input nomor ijazah yang dimiliki ketika melamar pekerjaan. Perusahaan kemudian akan mengecek nomor ijazah ini pada sistem, untuk memastikan ijazah yang dimiliki asli.
Jelas proses verifikasi dokumen adalah proses yang diperlukan, dan krusial perannya dalam administrasi sebuah layanan. Ini kenapa Anda perlu menggunakan perangkat OCR yang handal, seperti yang disediakan oleh Verihubs. OCR for ID Card yang disediakan oleh Verihubs memiliki akurasi yang tinggi, dan didukung dengan perangkat AI sehingga proses pencocokan berjalan lebih cepat. Segera hubungi layanan pelanggan kami, dan dapatkan informasi lengkap mengenai produknya!
