Aplikasi perkantoran adalah kunci untuk mendongkrak produktivitas perusahaan, khususnya untuk jenis pekerjaan administratif. Jika selama ini Anda masih menggunakan metode administrasi manual, maka Anda perlu mempertimbangkan beberapa rekomendasi software di artikel ini.
Aplikasi Perkantoran Terbaik 2023
Untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan di kantor, ada banyak contoh software yang layak untuk Anda coba. Beberapa di antaranya, yaitu:
1. Microsoft Outlook
Rekomendasi software perkantoran yang pertama adalah Microsoft Outlook. Sebagai salah satu software email client terbaik, Outlook menawarkan banyak fitur, seperti kalender, tugas, hingga integrasi kontak di semua perangkat.
Anda dapat dengan mudah mengatur jadwal meeting, berbagi kalender dengan rekan kerja, dan mengelola tugas-tugas sehari-hari. Kelebihan lainnya adalah integrasi yang lancar dengan aplikasi Microsoft Office lainnya, seperti Word, Excel, dan PowerPoint.
2. Microsoft Office
Contoh aplikasi perkantoran yang kedua adalah Microsoft Office. Software ini berfungsi untuk mengelola dokumen, spreadsheet, hingga presentasi. Di dalam paket Office, Anda akan mendapatkan Word, Excel, PowerPoint, dan software kantor lainnya.
Microsoft Office telah menghadirkan berbagai peningkatan, seperti integrasi yang lebih baik dengan layanan berbasis cloud dan fitur kolaborasi. Anda dapat bekerja pada dokumen yang sama dengan rekan kerja, memberi komentar, dan melihat perubahan secara instan.
Selain itu, Microsoft Office juga memiliki kemampuan Artificial Intelligence yang canggih, untuk membantu Anda membuat dokumen dengan lebih baik. Semua jenis software administrasi kantor bisa Anda dapatkan dalam koleksi lengkap Microsoft Office.
3. Dropbox
Rekomendasi aplikasi kantor yang ketiga adalah Dropbox. Dropbox merupakan solusi penyimpanan cloud yang sangat populer untuk menyimpan dan berbagi file dengan mudah. Dalam dunia perkantoran yang semakin mobile, Dropbox menjadi software andalan untuk mengakses file dari mana saja.
Anda bisa menyimpan berkas-berkas penting dalam folder yang terorganisir dengan baik dan berbagi akses dengan rekan kerja. Kelebihan utama Dropbox adalah kemudahan penggunaan dan integrasinya dengan banyak aplikasi lain.
Anda dapat dengan cepat mengunggah dan mengunduh file, serta mengaksesnya dari perangkat apa pun. Selain itu, Dropbox juga menyediakan fitur keamanan tingkat tinggi untuk melindungi semua data Anda, meliputi enkripsi dan Two Factor Authentication (2FA).
4. Slack
Rekomendasi aplikasi perkantoran yang keempat adalah Slack. Slack telah menjadi software kolaborasi yang sangat populer di berbagai lingkungan perkantoran. Slack memudahkan tim untuk berkomunikasi secara efisien melalui berbagai channel dan berbagi file dengan mudah.
Anda dapat menghubungkan Slack dengan banyak tools lain, seperti Google Drive, Trello, atau Asana. Ini membuat kolaborasi menjadi lebih lancar dan efisien. Dengan fitur pencarian yang cerdas, Anda dapat dengan mudah menemukan pesan dan file lama kapan pun Anda membutuhkannya.
Setiap tim dan departemen bisa memiliki ruang virtual tersendiri, sehingga manajemen tugas menjadi lebih tertata. Lebih dari itu, Slack juga menyediakan fitur chat personal, panggilan suara, dan panggilan video, sehingga tim Anda tidak harus berpindah-pindah software untuk berkomunikasi.
5. Trello
Trello adalah jenis aplikasi perkantoran untuk manajemen proyek. Dengan Trello, Anda dapat membuat board proyek berisi daftar tugas yang dapat Anda pindahkan dari satu kolom ke kolom lain. Model board seperti Trello adalah cara visual yang intuitif untuk mengelola tugas-tugas dan mengawasi jalannya proyek.
Perjalanan sebuah tugas pun lebih terstruktur, mulai dari assignment sampai done. Anda hanya perlu memindahkan tugas tersebut dari kolom paling kiri ke kolom di sisi kanannya, hingga mencapai kolom paling kanan yang artinya selesai.
Trello sangat cocok untuk tim yang bekerja dalam proyek-proyek kolaboratif. Anda dapat mengatur tugas-tugas, assign tugas kepada anggota tim, hingga mengatur deadline.
Baca Juga: Bentuk Aplikasi Kecerdasan Buatan dalam Sistem Verifikasi
6. Google Workspace
Google Workspace adalah salah satu aplikasi teknologi perkantoran yang menggabungkan Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, dan banyak software Google lainnya dalam satu paket.
Paket ini adalah pilihan terbaik untuk kolaborasi yang handal, berbasis cloud, dan terintegrasi dengan layanan Google yang Anda gunakan. Tim Anda dapat mengedit dokumen, spreadsheet, dan presentasi secara bersamaan, bahkan jika Anda berada di lokasi yang berbeda.
Selain itu, dengan penyimpanan awan yang besar, Anda tidak perlu khawatir kehabisan ruang penyimpanan. Google Workspace juga memiliki fitur keamanan canggih untuk melindungi data Anda dari ancaman.
7. Google Spreadsheet
Google Spreadsheet adalah aplikasi spreadsheet yang sangat populer, terutama jika Anda lebih suka solusi berbasis awan daripada software desktop. Dengan Google Spreadsheet, Anda dapat membuat, mengedit, dan berbagi spreadsheet dengan mudah.
Cara kerjanya sama seperti Microsoft Excel, sehingga Anda tidak akan kesulitan untuk beradaptasi dengan aplikasi ini. Akan tetapi, fiturnya relatif lebih lengkap, terutama dari sisi kolaborasi dan integrasinya dengan cloud.
Anda dapat mengundang rekan kerja Anda untuk berkolaborasi secara real-time pada spreadsheet yang sama. Fitur ini sangat membantu dalam proyek-proyek tim yang melibatkan berbagai jenis data dan analisis.
Baca Juga: Cloud Computing: Contoh & Implementasi Untuk Perusahaan
8. Google Docs
Google Docs adalah aplikasi perkantoran untuk membuat dan mengedit dokumen teks. Seperti aplikasi Google lainnya, Google Docs juga mendukung kolaborasi real-time, sehingga tim Anda dapat bekerja pada dokumen yang sama.
Kolaborasi real-time akan mengurangi kebingungan yang disebabkan oleh berbagai versi dokumen. Di Google Docs, setiap perubahan akan otomatis tersimpan di cloud. Setiap anggota tim akan mengerjakan versi dokumen yang sama, tanpa harus melakukan sinkronisasi versi secara manual.
Google Docs juga memiliki banyak fitur canggih, seperti periksa ejaan dan tata bahasa, komentar, hingga opsi penyimpanan dalam format PDF. Dokumen yang Anda buat dapat dengan mudah diakses dari semua perangkat, yang sangat berguna untuk para pekerja mobile.
9. Asana
Asana adalah aplikasi manajemen proyek untuk mengatur dan mengawasi proyek secara remote. Dengan Asana, Anda dapat membuat daftar tugas, assign tugas kepada anggota tim, dan menentukan deadline untuk setiap tugas.
Keunggulan Asana adalah kemampuan untuk menghubungkan tugas-tugas dengan tujuan dan proyek yang lebih besar. Anda dapat mempelajari bagaimana kontribusi tugas setiap anggota tim pada pencapaian tujuan secara keseluruhan. Asana juga menawarkan integrasi dengan banyak aplikasi lain, seperti Google Drive dan Slack.
10. Zoom
Zoom adalah aplikasi konferensi video yang sangat populer sejak beberapa tahun terakhir, terutama selama masa pandemi Covid19. Fungsi utamanya adalah untuk mengadakan meeting video dengan mudah, yang sangat berguna untuk rapat tim, presentasi, atau pelatihan jarak jauh.
Keunggulan Zoom adalah kualitas video yang tinggi dan koneksi yang stabil. Anda dapat berkomunikasi dengan rekan kerja atau klien dengan jelas dan tanpa gangguan.
Selain itu, Zoom menawarkan fitur-fitur tambahan, seperti berbagi layar, rekaman pertemuan, hingga chat. Zoom mampu mengadakan pertemuan dengan puluhan bahkan ratusan peserta, sehingga menjadi andalan perusahaan yang bekerja dengan tim yang tersebar.
Baca Juga: Contoh Absensi Kehadiran Karyawan Dengan Teknologi AI
Aplikasi Perkantoran Apa Saja yang Akan Anda Gunakan?
Semua rekomendasi dalam daftar di atas akan mempercepat laju bisnis Anda berkat proses administrasi yang lebih cepat dan terorganisir. Tidak ada lagi pencatatan manual yang berisiko kehilangan data, human error, dan masalah-masalah lainnya. Anda pun bisa mengalokasikan lebih banyak waktu ke hal-hal produktif lainnya.
Layanan lain yang tidak boleh Anda lewatkan adalah teknologi pada produk Sertifikat Elektronik dari Verihubs.
Anda membutuhkan produk ini untuk melakukan verifikasi identitas secara akurat, baik untuk karyawan maupun pelanggan Anda. Verifikasi identitas akan melindungi Anda dari berbagai risiko fraud dan kecurangan.
Sertifikat Elektronik Verihubs menggunakan sumber data terpercaya. Tidak hanya verifikasi berbasis teks, Sertifikat Elektronik juga mampu mencocokkan foto dokumen dengan aset online dan pengguna ke sumber data.
Cara kerjanya yakni pengguna foto KTP, kemudian selfie, mengisi email atau nomor telepon, lalu data akan dicocokkan oleh sistem ke sumber data. Kemudian, Anda akan mendapatkan Sertifikat Elektronik. Kombinasi ini menghasilkan informasi yang akurat untuk bisnis Anda.
